【もう時間を無駄にしない！】AI活用「会議サマリー生成」による革命的な業務効率化テクニック

会議後の議事録作成に追われ、本来の業務が進まない…そんな悩みをAIが解決します。
本記事では、AIによる会議サマリー生成で議事録作成の時間を9割以上削減し、業務を劇的に効率化する具体的な方法を解説。
2024年最新のおすすめツール5選の徹底比較から、失敗しない選び方、導入の3ステップまで網羅的に紹介します。この記事を読めば、あなたに最適なツールが見つかり、会議の生産性を最大化できます。

会議の議事録作成でこんな悩みはありませんか

毎日の業務に欠かせない会議。しかし、その後の議事録作成に追われ、「会議のための仕事」が増えてしまっていると感じることはないでしょうか。
重要な情報を正確に記録し、関係者へ迅速に共有することはプロジェクト推進の生命線ですが、従来の手作業による議事録作成には多くの課題が潜んでいます。
ここでは、多くのビジネスパーソンが抱える議事録作成に関する具体的な悩みについて深掘りしていきます。

会議後の文字起こしに膨大な時間がかかる

議事録作成における最大のボトルネックは、録音データからの「文字起こし」作業です。
1時間の会議の音声を聞き返し、一字一句タイピングする作業は、集中力と忍耐力を要します。
実際、会議時間に対して2倍から3倍、場合によってはそれ以上の時間がかかってしまうことも珍しくありません。

この作業に時間を取られることで、本来注力すべきコア業務の時間が圧迫されてしまいます。
特に、複数の会議が続く日には、文字起こし作業が深夜にまで及び、残業の大きな原因となっているケースも少なくありません。
貴重なビジネスの時間を、生産性の高いとは言えない単純作業に費やしているというジレンマは、多くの担当者が抱える深刻な悩みです。

重要な決定事項が議事録から漏れてしまう

人間が手作業でメモを取る以上、どうしても情報の抜け漏れが発生するリスクが伴います。
特に、議論が白熱したり、複数の参加者が同時に発言したりする場面では、重要なキーワードやニュアンスを正確に記録することは至難の業です。
その結果、議事録を見返した際に「誰が」「何を」「いつまでに」やるのかという肝心な決定事項が欠落していることがあります。

このような情報の欠落は、後の「言った言わない問題」に発展し、チーム内の認識の齟齬や責任の所在の曖昧さを生み出します。
最終的には、プロジェクトの遅延や手戻りの原因となり、ビジネスに大きな損害を与えかねません。

議事録の重要項目	手作業による議事録で起こりがちな問題点
決定事項・結論	議論の背景やプロセスが抜け落ち、結論だけが記録されるため、なぜその決定に至ったのかが後から追えなくなる。
担当者と期日（ToDo）	会話の流れで決まった細かいタスクを拾いきれず、アクションプランが不明確になる。
発言者と発言内容	複数の議論が同時に進むと、誰の発言か分からなくなり、専門的な意見や重要な指摘が個人のメモから漏れてしまう。
保留・検討事項	「次回に持ち越し」となったテーマが記録されず、重要な課題が議論されないまま忘れ去られてしまう。

議事録の共有が遅れ業務が停滞する

議事録の作成に時間がかかれば、当然、関係者への共有も遅れてしまいます。
会議から数日経ってようやく議事録が共有された頃には、参加者の記憶は曖昧になり、会議で高まったはずの熱量や勢いも失われています。
これでは、スピーディーな意思決定や次のアクションへの移行が妨げられてしまいます。

特に、会議の欠席者や関連部署のメンバーにとって、議事録は唯一の情報源です。
その共有が遅れることは、組織全体の情報格差を生み、業務の連携ミスやプロジェクト全体の停滞を引き起こす大きな要因となります。
会議で決まったことをすぐに実行に移せないもどかしさは、チーム全体の生産性を著しく低下させるのです。

AIによる会議サマリー生成が業務効率化の鍵

毎回の会議で発生する議事録作成は、多くのビジネスパーソンにとって大きな負担となっています。
しかし、AI技術、特に音声認識と自然言語処理の進化により、この課題は劇的に解決されつつあります。
AIを活用した会議サマリー生成ツールは、単なる文字起こしにとどまらず、会議の内容を自動で要約し、重要な決定事項やタスクを抽出してくれます。
これにより、これまで議事録作成に費やしていた膨大な時間を解放し、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになるのです。
ここでは、AIによる会議サマリー生成がもたらす3つの具体的なメリットを詳しく解説します。

AI活用で議事録作成の時間を9割以上削減

AI会議サマリー生成ツールがもたらす最大のメリットは、圧倒的な時間削減効果です。
従来、60分の会議の議事録を作成するには、録音を聞き返しながらの文字起こし、要点の整理、清書といった工程に2時間から4時間以上かかることも珍しくありませんでした。
AIツールを導入すれば、このプロセスが自動化され、人間の作業は最終的な確認と微修正のみになります。
その結果、議事録作成にかかる時間を9割以上削減することも可能です。

具体的な時間削減効果を、従来のプロセスと比較してみましょう。

作業工程	従来の方法（60分の会議の場合）	AIツール活用時（60分の会議の場合）
録音・録画	約60分	約60分（会議と同時進行）
文字起こし	120分～240分	5分～10分（AIが自動処理）
要約・清書	30分～60分	5分～15分（AIが自動生成、人間が最終確認）
合計作業時間	150分～300分	10分～25分

このように、AIは面倒な作業を肩代わりしてくれるため、担当者は会議終了後すぐに他の重要な業務に取り掛かることができます。
これは、個人の生産性向上だけでなく、組織全体の業務スピード向上にも直結します。

高精度な文字起こしと要約で抜け漏れを防止

手作業による議事録作成では、「聞き間違い」「メモの取りこぼし」「解釈の違い」といったヒューマンエラーが避けられず、重要な決定事項や微妙なニュアンスが抜け落ちてしまうリスクが常にありました。
これが後の「言った、言わない」問題に発展することもあります。
AI会議サマリー生成ツールは、こうした課題を根本から解決します。

発言を忠実に記録する高精度な文字起こし

最新のAI音声認識技術は非常に進化しており、専門用語や業界特有の言葉遣い、多少の雑音がある環境でも、驚くほど高い精度で発言をテキスト化します。
話者分離機能により「誰が」「何を」話したのかも明確に記録されるため、会議の議論の流れを正確に再現できます。
これにより、聞き逃しやメモの取り忘れといった物理的なミスは完全になくなります。

文脈を理解し要点を抽出するインテリジェントな要約

AIの能力は文字起こしだけではありません。AIはテキスト化された膨大な発言の中から、文脈を理解し、重要なキーワード、決定事項、ネクストアクション（ToDo）を自動で抽出・要約します。
例えば、「〇〇で決定します」「次回までに△△をお願いします」といったフレーズをAIが認識し、サマリーとして整理してくれるのです。
これにより、人間が要点を見落とすリスクを大幅に低減し、質の高い議事録を安定して作成することが可能になります。

会議後すぐにサマリーを共有し次のアクションへ

従来の議事録作成では、完成までに数時間から翌営業日までかかることが一般的でした。
その間に議論の熱意は冷め、次のアクションへの着手が遅れ、プロジェクト全体のスピード感を損なう原因となっていました。
AIツールを使えば、会議終了後わずか数分でサマリーが生成され、関係者全員に即時共有できます。

このスピード感は、ビジネスにおいて絶大な効果を発揮します。

• 迅速な意思決定と行動：会議で決まったタスクや担当者が即座に明確になり、参加者は記憶が新しいうちに次のアクションに移ることができます。
  
• 認識の齟齬防止：会議の欠席者や関係者にも迅速に正確な情報が伝わるため、認識のズレや情報格差が生じるのを防ぎます。万が一、サマリー内容に誤解があれば、すぐに修正協議が可能です。
  
• 会議文化の質の向上：「議事録はすぐに共有される」という文化が根付くことで、会議での発言に対する責任感が生まれ、より建設的で質の高い議論が促進される効果も期待できます。

このように、AIによる会議サマリーの即時共有は、業務の停滞を防ぎ、組織全体の生産性を飛躍的に向上させるための強力な武器となるのです。

【2024年最新】AI会議サマリー生成ツール おすすめ5選を徹底比較

AIを活用した会議サマリー生成ツールは数多く存在し、それぞれに特徴があります。
ここでは、日本語対応に優れ、業務効率化に大きく貢献する最新のおすすめツールを5つ厳選し、機能や料金、特徴を徹底的に比較します。
自社の目的や利用環境に最適なツールを見つけるための参考にしてください。

Notta（ノッタ） 高精度な日本語認識と多機能性が魅力

Nottaは、非常に高い精度の日本語音声認識技術を誇るAI文字起こし・議事録作成ツールです。
リアルタイムでの文字起こしはもちろん、録音ファイルや動画ファイルからの文字起こしも可能。
話者を自動で識別し、発言内容を整理してくれるため、誰が何を話したのかが一目瞭然です。
豊富な機能と使いやすいインターフェースで、個人利用から法人利用まで幅広く対応しています。

Nottaの主な特徴

• 104言語に対応する高精度な音声認識エンジンを搭載。
• リアルタイム文字起こし、音声・動画ファイルのインポートに対応。
• Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsと連携し、Web会議の内容を自動で記録・文字起こし。
• 重要なポイントにタグ付けできる機能や、AIによる自動要約機能を搭載。
• 画面録画機能も備えており、オンライン研修やプレゼンテーションの記録にも活用可能。

項目	内容
対応Web会議システム	Zoom, Google Meet, Microsoft Teams
主な機能	リアルタイム文字起こし、ファイルからの文字起こし、AI要約、話者分離、画面録画、多言語対応
料金プラン	無料プランあり。有料プランは月額制で機能に応じて複数用意。
トライアル	無料プランで基本的な機能を試用可能。

こんな人におすすめ

• とにかく日本語の文字起こし精度を重視する方
• Web会議だけでなく、対面での会議やインタビューの記録も効率化したい方
• 多機能で、議事録作成に関わるあらゆる作業を一つのツールで完結させたい企業

Rimo Voice（リモボイス） 自然な日本語の要約に特化

Rimo Voiceは、日本語に特化したAIを搭載し、自然で分かりやすい要約を生成することに強みを持つツールです。
単なる文字起こしに留まらず、「てにをは」を自動で修正し、冗長な表現を削ぎ落とすことで、人間が読んでも違和感のない、洗練された議事録を作成します。
会議の要点を素早く把握したい、社内共有用の質の高いサマリーを生成したい場合に最適です。

Rimo Voiceの主な特徴

• 日本語に最適化されたAIによる、高精度な文字起こしと自然な要約生成。
• 句読点の自動挿入や「えー」「あのー」といったフィラーワードの自動削除機能。
• 生成された議事録は、決定事項やToDoリストが分かりやすく整理される。
• Slackとの連携機能で、議事録の共有をスムーズに行える。

項目	内容
対応Web会議システム	Zoom, Google Meet, Microsoft Teams (ファイルアップロード形式)
主な機能	日本語特化の文字起こし、AI要約、フィラーワード除去、句読点自動挿入、Slack連携
料金プラン	無料トライアルあり。利用時間に応じた従量課金制または月額固定プラン。
トライアル	初回登録時に無料クレジットが付与され、一定時間試用可能。

こんな人におすすめ

• 要約の質や日本語の自然さを最も重視する方
• 議事録を社内ドキュメントとして活用し、後から何度も読み返す機会が多いチーム
• 手作業での議事録修正・校正の手間を極限まで減らしたい方

TL;DV ZoomやGoogle Meetの録画と連携

TL;DV（Too Long; Didn’t Watchの略）は、特にZoomとGoogle Meetとの連携に特化した会議録画・要約ツールです。
会議中に重要な瞬間にタイムスタンプを付けたり、発言をクリップして部分的に共有したりする機能が非常に強力です。
会議の録画映像とテキストが連動しているため、議事録のテキストをクリックするだけで、該当する発言シーンの動画を再生できます。
視覚的に会議を振り返りたい場合に非常に便利です。

TL;DVの主な特徴

• ZoomとGoogle MeetにBotとして参加し、自動で録画と文字起こしを実行。
• 会議中にワンクリックでタイムスタンプ付きのブックマークを作成可能。
• 重要な発言部分を短い動画クリップとして簡単に作成・共有できる。
• 文字起こしは20以上の言語に対応。
• SlackやNotion、Salesforceなど、多様な外部ツールとの連携が可能。

項目	内容
対応Web会議システム	Zoom, Google Meet
主な機能	会議の自動録画・文字起こし、タイムスタンプ、動画クリップ作成、多言語対応、外部ツール連携
料金プラン	無料プランあり。有料プランはユーザー数や機能に応じた月額制。
トライアル	無料プランで基本的な録画・文字起こし機能を無制限に利用可能。

こんな人におすすめ

• ZoomやGoogle Meetをメインで利用しているチーム
• 議事録のテキストだけでなく、映像と共に会議内容を振り返りたい方
• 海外のメンバーとの会議が多く、多言語対応が必要な方

Fathom（ファゾム） 無料で始められる高機能ツール

Fathomは、個人や小規模チームにとって非常に魅力的な、無料で利用できる機能が豊富なAI会議アシスタントです。
会議の録画、文字起こし、要約といった基本機能を無料で無制限に利用できます。
会議中にハイライトしたい部分をクリックするだけで、AIが自動でその部分の要約を作成してくれる機能が特徴的です。
有料プランにアップグレードすることで、チームでの利用や高度な連携機能が解放されます。

Fathomの主な特徴

• 会議の録画、文字起こし、要約機能が無料で利用可能。
• 会議中にクリックするだけで、重要なポイントをハイライトし、後から簡単に確認できる。
• 生成されたサマリーは、Notion、Google Docs、Asanaなどに直接コピー＆ペーストできる。
• CRM（Salesforce, HubSpot）との連携機能も備え、営業活動の記録にも役立つ。

項目	内容
対応Web会議システム	Zoom, Google Meet, Microsoft Teams
主な機能	会議の自動録画・文字起こし、AI要約、ハイライト機能、外部ツール連携
料金プラン	個人利用は無料。チーム向けの有料プランあり。
トライアル	無料プランが提供されているため、期間の制限なく試用可能。

こんな人におすすめ

• まずはコストをかけずにAI議事録ツールを試してみたい個人やフリーランス
• 小規模なチームで、基本的な文字起こしと要約機能があれば十分な方
• 営業担当者で、顧客との商談内容をCRMに効率的に記録したい方

Microsoft Copilot Teams会議とのシームレスな連携

Microsoft Copilotは、Microsoft 365に統合されたAIアシスタント機能です。
特にMicrosoft Teamsとの連携は強力で、Teams会議内でリアルタイムに議事録を作成し、議論の要点やアクションアイテムを自動で抽出します。
会議の文脈を理解し、関連するドキュメントを提示したり、会議中に生じた疑問に回答したりすることも可能です。
既にMicrosoft 365を導入している企業にとっては、最もスムーズに導入できる選択肢と言えるでしょう。

Microsoft Copilotの主な特徴

• Microsoft Teamsに完全に統合され、会議中にリアルタイムで機能する。
• 会議の要点、決定事項、アクションアイテムを自動で整理・生成。
• 「〇〇さんについての意見を要約して」といった自然言語での指示に対応。
• Word、Excel、PowerPointなど他のMicrosoft 365アプリと連携し、会議結果を元にした資料作成を支援。
• 企業のセキュリティポリシーに準拠した、高いレベルのデータ保護。

項目	内容
対応Web会議システム	Microsoft Teams
主な機能	Teams会議内のリアルタイム要約、アクションアイテム抽出、自然言語での対話、Microsoft 365アプリ連携
料金プラン	Microsoft 365の法人向けプラン（E3/E5など）へのアドオンとして提供される月額制ライセンス。
トライアル	公式なトライアルプログラムは限定的。詳細はMicrosoftの営業担当への確認が必要。

こんな人におすすめ

• 全社的にMicrosoft 365およびTeamsを導入・活用している企業
• セキュリティを最重要視し、既存のITインフラ内で完結させたい組織
• 会議の議事録作成だけでなく、その後の資料作成やタスク管理まで一気通貫で効率化したい方

失敗しないAI会議サマリー生成ツールの選び方

AIによる会議サマリー生成ツールは数多く存在し、それぞれに特徴があります。
自社の目的や環境に合わないツールを選んでしまうと、「結局、手作業での修正に時間がかかり、期待したほど業務効率化が進まなかった」という事態に陥りかねません。
ここでは、導入後の失敗を防ぎ、AIの恩恵を最大限に享受するための3つの重要な選定基準を詳しく解説します。

対応しているWeb会議システムで選ぶ

まず最初に確認すべきなのが、自社で日常的に利用しているWeb会議システムにツールが対応しているかという点です。
連携がスムーズでなければ、かえって手間が増えてしまいます。
連携方法にはいくつかのタイプがあり、それぞれ使い勝手が異なりますので、自社の運用スタイルに合ったものを選びましょう。

主な連携タイプは以下の通りです。

連携タイプ	特徴	メリット	注意点
ボット参加型	AIツールが会議に1人の参加者（ボット）として参加し、リアルタイムで録画・文字起こしを行うタイプ。	・リアルタイムでの処理が可能 ・会議の招待URLを共有するだけで利用できる手軽さ	・参加者リストにボットが表示されるため、社外との会議では事前の説明が必要になる場合がある
拡張機能型	Google Chromeなどのブラウザ拡張機能として提供され、Web会議画面で直接操作できるタイプ。	・ブラウザ上で完結するため、直感的に操作しやすい ・会議中に手動で録画の開始・停止をコントロールできる	・ブラウザ経由でのWeb会議に限定されることが多い ・PCのスペックによっては動作が不安定になる可能性
録画ファイルアップロード型	Web会議システムで録画した動画や音声ファイルを、ツールにアップロードして文字起こし・要約を行うタイプ。	・過去の会議データも資産として活用できる ・対応するファイル形式であれば、どの会議システムでも利用可能	・リアルタイムでのサマリー生成はできない ・アップロードの手間がかかる

現在、多くの企業で利用されているMicrosoft Teams、Zoom、Google Meetのいずれか、あるいは複数に対応しているツールが主流です。
自社のメインツールに対応していることはもちろん、将来的なツールの変更可能性も考慮して、複数のシステムに対応できるツールを選ぶとより安心です。

日本語の文字起こしと要約の精度で選ぶ

AIツールの性能を左右する最も重要な要素が「精度」です。特に、専門用語が飛び交うビジネス会議では、日本語の認識精度と文脈を理解した要約精度が業務効率化の質を決定づけます。
精度が低いと、結局手作業での修正に膨大な時間がかかり、導入効果が半減してしまいます。

文字起こしの精度を左右する「話者分離」と「辞書登録」

文字起こしの精度を評価する際は、単純な正答率だけでなく、以下の2つの機能に注目しましょう。

• 話者分離機能：発言者ごとにテキストを区別する機能です。誰が何を話したかが明確になるため、議事録としての価値が格段に向上します。登壇者が多い会議や、議論が活発な会議では必須の機能と言えるでしょう。
  
• 辞書登録機能：自社製品の名称、業界特有の専門用語、社員の氏名といった固有名詞を事前に登録しておくことで、それらの単語の認識精度を向上させる機能です。この機能があれば、AIが苦手とする固有名詞の誤変換を大幅に減らすことができます。

多くのツールでは無料トライアルが提供されています。導入を決定する前に、必ず実際の会議音声データを使ってこれらの機能の精度を試し、自社の会議内容との相性を確認することをおすすめします。

要約の精度は「重要事項の抽出能力」で判断する

優れた要約機能は、単に会話を短くするだけではありません。会議の目的を達成するために重要な「決定事項」や「ToDo（ネクストアクション）」を自動で抽出し、構造化して提示してくれます。
生成されたサマリーが、会議に参加していない人でも要点を素早く把握できる内容になっているか、次のアクションに繋がりやすい形式になっているかが重要な判断基準です。

セキュリティ対策と料金プランで選ぶ

業務で利用する以上、セキュリティとコストは避けて通れない重要な選定ポイントです。
特に会議の音声データは、外部に漏洩してはならない機密情報を含むことが多いため、セキュリティ対策は最優先で確認する必要があります。

万全なセキュリティ体制は必須条件

企業の重要な意思決定に関わる情報を扱うため、安心して利用できる堅牢なセキュリティ体制が整っているかを確認しましょう。具体的には、以下の項目をチェックリストとして活用してください。

• データの暗号化：通信経路（SSL/TLS）および保存データが暗号化されているか。
  
• 第三者認証の取得：情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格である「ISMS (ISO/IEC 27001)」や「プライバシーマーク」などを取得しているか。
  
• 国内でのデータ管理：データが国内の信頼できるデータセンターで管理されているか。
  
• アクセス権限管理：チーム内での閲覧・編集権限を柔軟に設定できるか。

これらの情報は各ツールの公式サイトや利用規約に記載されています。
自社のセキュリティポリシーと照らし合わせ、基準を満たすツールを選定することが不可欠です。

自社の利用頻度に合った料金プランを選ぶ

料金プランは、主に「月額固定制」と「従量課金制」に大別されます。
また、無料プランと有料プランでは機能や利用時間に大きな差があるため、自社の利用状況を想定して最適なプランを見極めることがコスト削減に繋がります。

料金プランを比較検討する際の主なチェックポイントは以下の通りです。

チェックポイント	確認事項
課金体系	ユーザー数ごとの課金か、文字起こしの時間や量に応じた従量課金か。
無料プランの制限	1回あたりの録画時間や月間の合計時間に上限はないか。高度な機能（辞書登録など）に制限はないか。
有料プランの機能	プランごとに利用できる機能（セキュリティ設定、連携可能なアプリの種類など）にどのような違いがあるか。
初期費用・契約期間	導入時に初期費用は発生するか。最低契約期間の縛りはあるか。

まずは無料プランやトライアルでツールの使用感を試し、月間の平均的な会議時間や利用人数を算出した上で、最もコストパフォーマンスの高いプランを選択しましょう。
「安価だから」という理由だけで選ぶのではなく、必要な機能やセキュリティレベルを満たしているかを総合的に判断することが、長期的な視点での業務効率化成功の鍵となります。

AI活用で会議サマリーを生成する具体的な3ステップ

AIを活用した会議サマリーの生成は、決して難しい操作を必要としません。
これからご紹介する3つのステップを実行するだけで、誰でも簡単に日々の業務を劇的に効率化できます。
これまで議事録作成に費やしていた時間を、より創造的な仕事に使いましょう。

ステップ1 ツールを導入しWeb会議と連携する

最初のステップは、土台となる環境を整えることです。
お使いのWeb会議システムに対応したAIツールを選び、簡単な初期設定と連携作業を行います。
一度設定してしまえば、あとはAIが自動で働いてくれるようになります。

アカウント作成と初期設定

まずは、利用したいAI会議サマリー生成ツールの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成します。
多くのツールでは、GoogleアカウントやMicrosoftアカウントを利用して数クリックで簡単に登録が完了します。
登録後は、プロフィールの設定や、文字起こしの主要言語を「日本語」に設定するなど、基本的な初期設定を済ませておきましょう。
カレンダーアプリ（Googleカレンダー、Outlookカレンダーなど）と連携させておくと、今後の会議へのAI参加がさらにスムーズになります。

Web会議システムとの連携方法

次に、普段お使いのWeb会議システムとAIツールを連携させます。
連携方法はツールによって主に3つのタイプに分かれます。利用するツールの指示に従って設定を進めてください。

連携タイプ	特徴	主なツール例
AIボット招待型	会議の参加者としてAIボットを招待します。カレンダー連携により、スケジュールされた会議に自動で参加させることも可能です。	Notta, Rimo Voice, TL;DV
ブラウザ拡張機能型	Google Chromeなどのブラウザに拡張機能をインストールします。ブラウザでWeb会議に参加すると、拡張機能が自動で起動し録画や文字起こしを開始します。	Fathom, Notta
デスクトップアプリ型	PCに専用のアプリケーションをインストールして使用します。Web会議だけでなく、オフラインでの対面会議の録音・文字起こしにも対応できる場合があります。	Microsoft Copilot (Teamsに統合)

これらの設定は、多くの場合、画面の指示に従うだけで数分で完了します。
この一手間が、未来の膨大な時間を節約する第一歩となります。

ステップ2 会議を録画しAIに自動で処理させる

連携設定が完了したら、特別な準備はもう必要ありません。
いつも通りにWeb会議を開始するだけで、AIが自動的にその役割を果たしてくれます。
ただし、AIの性能を最大限に引き出し、トラブルを避けるためにいくつかのポイントを意識することが重要です。

会議の開始とAIによる自動記録

スケジュールしたWeb会議の時間になると、連携設定に応じてAIボットが自動で参加したり、ブラウザ拡張機能が録画・録音を開始したりします。
参加者リストに「Notta Bot」や「Rimoちゃん」といったAIの名前が表示されることを確認しましょう。
会議中は、AIが発言者の音声データをリアルタイムでサーバーに送信し、文字起こし処理を進行させます。
会議が終了すると、録画・録音も自動で停止され、本格的な要約生成プロセスが始まります。

文字起こしと要約の精度を高めるための注意点

AIによる文字起こしの精度は、入力される音声の品質に大きく左右されます。
生成されるサマリーの質を高めるために、会議中は以下の点を心がけましょう。

• 参加者への事前同意を得る: 会議の内容をAIによって記録・文字起こしすること、またその目的を事前に全参加者に伝え、必ず同意を得てください。これはコンプライアンスの観点から非常に重要です。
  
• クリアな音声環境を確保する: 周囲の雑音が少ない静かな環境で会議に参加しましょう。PC内蔵マイクではなく、マイク付きイヤホンやヘッドセットを使用することで、音声がクリアになり認識精度が格段に向上します。
  
• 明確な発言を心がける: 発言者が複数人同時に話すことは避け、一人ひとりがはっきりと話すように意識することが大切です。専門用語や固有名詞が多い会議の場合は、ツールに搭載されている「単語登録」機能を活用し、事前に登録しておくと誤認識を減らせます。

ステップ3 生成されたサマリーを確認し編集・共有する

会議が終了し、AIによる処理が完了すると、いよいよ最終ステップです。AIが生成したドラフト（下書き）を人間が確認・修正し、完成度を高めてから関係者へ共有します。
この「最後のひと手間」が、AI活用の成果を最大化する鍵となります。

AIが生成した成果物の確認

会議終了後、数分から数十分程度でAIツールから処理完了の通知が届きます。
管理画面にアクセスし、生成された以下の内容を確認しましょう。

• 全文文字起こしテキスト: 発言者ごとのタイムスタンプ付きで、会議の全内容がテキスト化されています。
  
• AI要約（サマリー）: 会議全体の流れや結論がコンパクトにまとめられています。
  
• 決定事項リスト: 会議で決まった重要な項目がリストアップされています。
  
• アクションアイテム（ToDo）: 「誰が」「いつまでに」「何をするか」といった、次の行動に繋がるタスクが抽出されています。

最終チェックと編集作業

AIの精度は非常に高いですが、100%完璧ではありません。特に、同音異義語の誤変換や、文脈の微妙なニュアンスの取り違えが発生することがあります。
そのため、共有する前には必ず人間の目で最終チェックを行い、必要に応じて編集を加えましょう。
話者名の修正、固有名詞の統一、誤字脱字の修正などを行うことで、議事録としての信頼性が担保されます。

関係者への共有と次のアクションへの活用

編集が完了したら、すぐにサマリーを関係者へ共有します。
多くのツールには、共有用のURLを生成する機能や、Slack・Microsoft Teamsといったビジネスチャットツールに直接通知を送る連携機能が備わっています。
これにより、会議に参加できなかったメンバーへの迅速な情報共有や、決定事項の周知徹底が可能になります。
さらに、抽出されたアクションアイテムをAsanaやTrelloなどのタスク管理ツールに登録することで、会議の内容を具体的な業務遂行へとスムーズに繋げ、組織全体の生産性を向上させることができます。

まとめ

本記事では、AIを活用した会議サマリー生成による業務効率化について解説しました。
議事録作成に費やしていた膨大な時間は、AIツールによって大幅に削減可能です。
高精度な文字起こしと要約機能は、決定事項の抜け漏れを防ぎ、会議後すぐに情報を共有できるため、ビジネスのスピードを加速させます。

本記事で紹介した選び方を参考に、自社の課題に合ったツールを導入し、会議の生産性を飛躍的に高める第一歩を踏み出しましょう。