社内報のインタビュー記事やイベントレポート作成に時間がかかり、「もっと効率化したい」と感じていませんか？その課題は、文章を自動でまとめる「要約AI」が解決します。本記事では、社内報担当者に向けて、無料・有料のおすすめ要約AIツールをプロの視点で徹底比較。法人利用で失敗しないためのセキュリティや精度といった選び方のポイントから、ChatGPTなどですぐに使える実践的なプロンプト例まで網羅的に解説します。この記事を読めば、自社に最適なツールが分かり、社内報作成の工数を劇的に削減するノウハウが手に入ります。
社内報作成の課題を解決する要約AIとは
社内報の作成業務は、企画、取材、執筆、編集、デザインと多岐にわたり、多くの時間と労力を要します。特に、インタビュー記事やイベントレポート、経営層からのメッセージといった長文コンテンツを、読者が飽きずに読める魅力的な記事にまとめる作業は、担当者の大きな負担となりがちです。こうした課題を解決する切り札として、今注目を集めているのが「要約AI」です。
要約AIとは、生成AI（ジェネレーティブAI）の技術を活用し、長文のテキストデータから自動で要点を抽出・生成するツールやサービスのことです。人間が数時間かけて行っていた要約作業を、AIがわずか数分で完了させることで、社内報作成のプロセスを劇的に効率化します。
なぜ今社内報に要約AIが必要なのか
働き方の多様化やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進により、社内コミュニケーションのあり方は大きく変化しています。それに伴い、社内報が果たすべき役割も重要性を増しており、作成現場では以下のような課題が深刻化しています。要約AIは、これらの現代的な課題に対する有効なソリューションとなります。
| 社内報作成における主な課題 | 具体的な内容 |
|---|---|
| 担当者のリソース不足 | 広報や人事の担当者が他の業務と兼務しているケースが多く、社内報の作成に十分な時間を割けない。特に記事の要約や校正といった作業に時間がかかり、本来注力すべき企画や取材がおろそかになりがち。 |
| コンテンツの長文化と読者の離脱 | 経営陣のインタビューや全社イベントのレポートなど、伝えたい情報が多いために記事が長文化しやすい。結果として、多忙な従業員に最後まで読んでもらえず、重要な情報が伝わらない「読まれない社内報」になってしまう。 |
| 情報共有のスピードと鮮度の低下 | 市場の変化が激しい現代において、社内の重要な決定やプロジェクトの進捗は、スピーディーに共有する必要があります。しかし、従来の作成プロセスでは記事化に時間がかかり、情報が公開される頃には鮮度が落ちてしまっている。 |
| 品質の属人化 | 記事の要約や見出し作成は、担当者の文章力や経験に依存しやすく、品質にばらつきが出やすい。担当者の異動や退職によって、社内報全体のクオリティが低下するリスクを抱えている。 |
要約AI導入による3つのメリット
社内報作成に要約AIを導入することで、単なる業務効率化に留まらない、多くのメリットが期待できます。ここでは代表的な3つのメリットを解説します。
1. 圧倒的な時間短縮とコスト削減
最大のメリットは、作成時間の劇的な短縮です。例えば、1時間にわたる経営会議の議事録や、長時間のインタビュー音源の文字起こしテキストをAIに読み込ませれば、わずか数分で要点をまとめた下書きが完成します。これにより、担当者は文章をゼロから考える負担から解放され、企画立案や取材といった、より創造的な業務にリソースを集中させることができます。結果として、残業時間の削減や、外部ライターへの委託コスト削減にも繋がります。
2. コンテンツの質と従業員エンゲージメントの向上
AIは客観的な視点で文章の要点を抽出するため、担当者の主観に偏らない、分かりやすい要約を作成できます。これにより、記事の可読性が高まり、読者である従業員の理解を促進します。記事が読みやすくなることで、今まで社内報を読んでいなかった層にも情報が届きやすくなり、読了率やエンゲージメントの向上が期待できます。また、AIが生成した要約をベースに、担当者がより魅力的な表現にリライトすることで、コンテンツ全体の質を高めることが可能です。
3. 業務の標準化と属人化の解消
これまで担当者のスキルや経験に依存していた要約作業を、AIを導入することで標準化できます。誰が担当しても一定レベルの品質を担保できるため、担当者の異動や交代があっても、社内報のクオリティを維持しやすくなります。新人担当者でも、AIのサポートを受けながらスムーズに業務を遂行できるため、教育コストの削減や早期の戦力化にも貢献します。これは、組織全体の業務継続性（BCP）の観点からも非常に重要です。
失敗しない社内報向け要約AIの選び方 5つのポイント
社内報作成の業務効率化に大きく貢献する要約AIですが、数多くのツールが存在するため「どれを選べば良いのかわからない」と悩む担当者の方も少なくありません。自社の目的や用途に合わないツールを選んでしまうと、かえって手間が増えたり、セキュリティリスクに晒されたりする可能性もあります。ここでは、社内報向けの要約AIを選ぶ際に必ずチェックすべき5つの重要なポイントを、プロの視点から詳しく解説します。
ポイント1 要約の精度と自然な文章力
要約AIを選ぶ上で最も重要なのが「精度」です。いくら要約が速くても、内容が不正確であったり、文章が不自然であったりすれば、結局は担当者が大幅に手直しすることになり、業務効率化には繋がりません。社内報は社員が読むための大切なコミュニケーションツールだからこそ、品質にはこだわりたいものです。
精度を判断する際は、以下の点を確認しましょう。
- 要点の抽出能力: 元の記事の結論や最も伝えたいメッセージを正確に捉えられているか。特にインタビュー記事などでは、発言の重要な部分を的確に抜き出せているかが鍵となります。
- 文脈の理解度: 専門用語や社内だけで使われる固有名詞、略語などを正しく解釈し、文脈に沿った要約を生成できるか。文脈を無視した要約は、意味が通じない文章になりがちです。
- 文章の自然さ: 機械が生成したと分かりにくい、滑らかで読みやすい日本語になっているか。文章の構成や接続詞の使い方が自然であるかを確認しましょう。
- 出力形式の柔軟性: 単に文章を短くするだけでなく、箇条書きで要点をまとめたり、見出しを自動で生成したりと、用途に応じた形式で出力できるかもチェックポイントです。
多くのツールでは無料トライアルが提供されています。実際に社内報で扱う予定のインタビュー原稿やイベントレポートなどをいくつか試してみて、生成される要約の品質を自身の目で確かめることが、失敗しないための最も確実な方法です。
ポイント2 法人利用で必須のセキュリティレベル
社内報には、公開前の新製品情報や業績、人事情報、個人のプライバシーに関わる内容など、機密性の高い情報が含まれることが少なくありません。万が一、これらの情報がAIツールの提供元を通じて外部に漏洩した場合、企業は計り知れない損害を被る可能性があります。そのため、法人利用においてはセキュリティレベルの確認が不可欠です。
特に以下の項目は、ツール選定時に必ず利用規約やプライバシーポリシーで確認してください。
| チェック項目 | 確認すべき内容 | なぜ重要か |
|---|---|---|
| 入力データの扱い | 入力したテキストやアップロードしたファイルが、AIの学習データとして二次利用されないことが明記されているか。 | 入力データがAIの学習に利用されると、他のユーザーへの回答生成時に自社の機密情報が利用されるリスクがあります。 |
| 通信の暗号化 | データの送受信時にSSL/TLSといった技術で通信が暗号化されているか。 | 暗号化されていない場合、通信経路上で第三者にデータを盗み見られる危険性があります。 |
| データセンターの所在地 | データが日本国内のサーバーで管理されているか。 | データが海外にある場合、その国の法律が適用される可能性があり、予期せぬ情報開示のリスクを伴うことがあります。 |
| 第三者認証の取得 | 情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格である「ISO/IEC 27001」や、クラウドセキュリティの「SOC2」認証などを取得しているか。 | 第三者機関による客観的な評価は、そのツールが信頼できるセキュリティ対策を講じていることの証明になります。 |
特に無料のAIツールは、入力データを学習に利用するケースがあるため、機密情報を扱う社内報の要約には、法人向けのセキュリティが担保された有料ツールの利用を強く推奨します。
ポイント3 対応ファイル形式と文字数制限
日々の業務フローにスムーズにAIを組み込むためには、実用性も重要な選定基準です。毎回、文字起こしされたテキストをコピー＆ペーストする作業は非効率です。自社で作成する社内報の元データがどのような形式かを考慮し、ツールが対応しているかを確認しましょう。
対応ファイル形式の確認
社内報の作成では、様々な形式の元データ扱います。例えば、以下のようなファイル形式に直接対応していると、作業が格段に楽になります。
- テキストファイル (.txt): 基本的なテキストデータ。
- ドキュメントファイル (.docx, .pdf): プレスリリースや報告書などを要約する場合に便利です。PDFのレイアウトを維持したままテキストを抽出できるかもポイントです。
- 音声ファイル (.mp3, .m4a, .wav): 役員や社員へのインタビュー音声をアップロードするだけで、文字起こしから要約までを一貫して行えるツールは非常に強力です。
- 動画ファイル (.mp4, .mov): 全社総会やオンラインイベントの録画データを直接読み込ませて、議事録やレポートの要約を作成できます。
文字数・時間制限の確認
ツールによっては、一度に処理できる文字数やファイルのサイズ、音声・動画の分数に制限が設けられています。長時間のインタビューや、数十ページにわたる資料を要約したい場合、制限が厳しいとファイルを分割するなどの手間が発生します。自社の利用シーンを想定し、十分な処理能力があるかを確認しましょう。
ポイント4 料金体系とコストパフォーマンス
要約AIツールの料金体系は、主に「月額固定制」と「従量課金制」に大別されます。どちらが自社に適しているかは、利用頻度や予算によって異なります。
| 料金体系 | 特徴 | 向いているケース |
|---|---|---|
| 月額・年額固定制 | 毎月または毎年、決められた料金を支払うプラン。利用できる機能やユーザー数に応じて複数のプランが用意されていることが多い。 | 毎月定期的に社内報を発行するなど、利用頻度が高く、予算をあらかじめ確定させたい企業。 |
| 従量課金制 | 要約した文字数や処理時間など、実際に利用した分だけ料金が発生するプラン。 | 不定期の利用や、まずはスモールスタートで試してみたい企業。利用量の変動が大きい場合にも無駄なコストを抑えられます。 |
料金の安さだけで選ぶのではなく、コストパフォーマンスを考えることが重要です。例えば、「月額2万円のツールを導入することで、担当者の作業時間が毎月10時間削減できる」のであれば、時給換算で考えても十分に投資価値があると言えます。AI導入によって削減できる人件費や時間的コストと、ツールの利用料金を天秤にかけ、総合的に判断しましょう。
ポイント5 操作性とサポート体制の充実度
最後に、ITツールに不慣れな担当者でも直感的に使えるか、そして困ったときにすぐ相談できるサポート体制が整っているかも見逃せないポイントです。
直感的な操作性（UI/UX）
多機能であっても、操作が複雑で使いこなせなければ意味がありません。ファイルのアップロード方法、要約の実行ボタン、結果のダウンロードなどが、分かりやすい画面デザイン（UI）になっているかを確認しましょう。無料トライアル期間中に、複数の担当者に実際に触ってもらい、使いやすさの意見を聞くのも良い方法です。
手厚いサポート体制
法人利用では、トラブル発生時に迅速な対応が求められます。特に有料ツールを選ぶ際は、サポート体制の充実度を必ず確認しましょう。
- 問い合わせ方法: メールだけでなく、電話やチャットでのリアルタイムな問い合わせが可能か。
- 対応時間: 日本のビジネスタイム（平日9時～18時など）に対応しているか。海外製のツールの場合、時差で対応が遅れることがあります。
- サポートの言語: 日本語によるサポートが受けられるか。
- 導入支援: ツールの初期設定や効果的な使い方をレクチャーしてくれる導入支援（オンボーディング）や、活用セミナーなどが提供されているか。
手厚いサポート体制が整っているツールは、導入後の定着をスムーズにし、AIを最大限に活用するための心強いパートナーとなります。
【無料】今すぐ試せる社内報の要約AIツール3選
有料ツールの導入を検討する前に、まずは無料で利用できるAIツールで、その性能や使い勝手を試してみたいと考える担当者の方も多いでしょう。ここでは、アカウント登録だけですぐに利用を開始できる、代表的な無料の要約AIツールを3つご紹介します。それぞれのツールの特徴と、社内報作成で利用する際の限界点を理解し、自社の目的に合ったツールを見つける第一歩としましょう。
ただし、無料ツールを利用する際は、機密情報や個人情報を含んだ社内情報を絶対に入力しないようにしてください。入力したデータがAIの学習に利用される可能性があり、情報漏洩のリスクを伴うためです。あくまで公開情報や、個人・機密情報を含まないテキストで性能を試す目的で利用しましょう。
ChatGPT 無料版でできることと限界
ChatGPTは、OpenAI社が開発した対話型AIです。自然な文章生成能力に定評があり、社内報の要約においてもその実力を発揮します。無料版（GPT-3.5ベース）でも、基本的な要約作業は十分に可能です。
最大の魅力は、対話形式で柔軟な指示を出せる点です。「インタビュー記事を500字で要約して」「新サービスのプレスリリースを箇条書きでまとめて」といった具体的なプロンプト（指示文）を与えることで、目的に応じた形式の要約文を簡単に作成できます。また、「若手社員向けに、もっと親しみやすい言葉で書き直して」のように、読者層を意識したトーン＆マナーの調整も得意です。
一方で、法人利用における限界も明確に存在します。最も注意すべきはセキュリティです。無料版では入力した内容がAIの学習データとして利用される規約になっているため、未公開の経営情報、個人名や所属部署が含まれるインタビュー原稿など、機密性の高い情報の要約には絶対に使用できません。また、学習データが特定の時点までのため、最新の社内動向や時事情報を反映した要約はできない点も留意が必要です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 開発元 | OpenAI |
| モデル | GPT-3.5（利用時点により変更の可能性あり） |
| セキュリティ（学習利用） | 入力データが学習に利用される可能性あり（機密情報の入力は厳禁） |
| 文字数制限 | 一度に入力できる文字数に制限あり。長文は分割が必要な場合がある。 |
| 主な特徴 | 対話形式による柔軟な指示が可能。文章のトーン＆マナー調整が得意。 |
Gemini 長文の要約における実力と使い方
Gemini（旧Bard）は、Googleが開発した生成AIです。Google検索の最新情報にアクセスできるため、リアルタイム性の高い情報を加味した要約を作成できるのが大きな強みです。
例えば、社外のイベントレポートを社内報向けに要約する際、関連する最新ニュースや市場の動向を反映させた、より深みのある内容に仕上げることができます。また、一度の指示で複数の異なるパターンの要約文（ドラフト）を生成してくれる機能も特徴的です。これにより、様々な表現の選択肢から、社内報の企画意図に最も合ったものを効率的に選ぶことが可能になります。
使い方は非常にシンプルで、要約したいテキストを貼り付け、「この記事の要点を3つに絞って箇条書きでまとめてください」のように依頼するだけです。比較的長い文章の読解力と要約精度にも定評があるため、長時間の会議議事録や詳細なプロジェクト報告書の一次要約にも向いています。
ただし、ChatGPTと同様に、無料版ではセキュリティ面に懸念が残ります。企業のコンプライアンス規定を遵守するためにも、公開されている情報や一般的な話題の要約に利用を留め、社内の機密情報を含むテキストの扱いは避けましょう。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 開発元 | |
| 特徴 | Google検索と連携し、最新情報に基づいた要約が可能。複数のドラフトを同時生成。 |
| セキュリティ（学習利用） | 入力データが学習に利用される可能性あり（機密情報の入力は厳禁）。設定で履歴のオフが可能だが、法人利用では慎重な判断が必要。 |
| こんな社内報におすすめ | 市場動向や最新技術に関する外部情報を扱う記事、複数の表現パターンを比較したい記事。 |
| 注意点 | 生成された情報には、必ずしも正確でない内容が含まれる可能性があるため、ファクトチェックが必須。 |
Microsoft Copilot Officeソフトとの連携が強み
Microsoft Copilot（旧Bingチャット）は、Microsoftが提供するAIチャット機能です。最大の強みは、なんといってもMicrosoft製品との親和性の高さにあります。
特にMicrosoft Edgeブラウザに統合されている機能は、社内報担当者にとって非常に便利です。Edgeで開いている社内ポータルの長文ページや、Web上のPDF資料などを、わざわざコピー＆ペーストすることなく、画面のサイドバーで即座に要約させることができます。情報収集の効率を格段に向上させてくれるでしょう。
また、Copilotは基盤モデルとしてOpenAI社の高性能なGPT-4などを無料で利用できる場合があり、要約の精度が高い点も魅力です。「より創造的に」「よりバランスよく」「より厳密に」という3つの会話スタイルから、目的に応じて出力の傾向を調整することも可能です。例えば、イベントレポートの速報では「厳密に」を選んで事実を正確に抽出し、コラム記事のアイデア出しでは「創造的に」を選ぶといった使い分けが考えられます。
セキュリティについては、他の無料ツールと同様の注意が必要です。個人利用が前提のため、法人向けのセキュリティが保証されているわけではありません。機密情報を扱う場合は、法人向けライセンスである「Copilot for Microsoft 365」の導入を検討する必要があります。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 開発元 | Microsoft |
| 基盤モデル | GPT-4などが利用可能（利用時点により変更の可能性あり） |
| 最大の強み | Microsoft Edgeブラウザとの連携。WebページやPDFの内容を直接要約できる。 |
| セキュリティ（学習利用） | 個人向けサービスであり、法人利用のセキュリティは保証されない。機密情報の入力は不可。 |
| こんな使い方に便利 | Web上の公開情報やPDF資料のリサーチと要約。情報収集の効率化。 |
【有料】セキュリティも万全 おすすめの社内報要約AIツール5選
無料ツールは手軽ですが、法人利用で社内報を作成する際には、情報漏洩のリスクや機能制限が懸念されます。ここでは、セキュリティレベルが高く、社内報作成業務を大幅に効率化できる、信頼性の高い有料AI要約ツールを5つ厳選してご紹介します。自社の課題や目的に合ったツールを見つけるための参考にしてください。
おすすめツール1 国産で安心の法人向けAI
ELYZA DIGEST（イライザ ダイジェスト）
ELYZA DIGESTは、日本語に特化した大規模言語モデル（LLM）を自社開発する株式会社ELYZAが提供する、法人向けのAI要約サービスです。国産AIであるため、海外サーバーへのデータ送信に不安を感じる企業でも安心して利用できます。官公庁や大手企業での導入実績も豊富で、極めて高いセキュリティ要件にも対応可能です。役員インタビューや経営方針説明会といった、機密性の高い情報の要約にも適しています。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 主な特徴 | ・国産LLMによる高い日本語処理能力 ・要約の長さを3段階（短め・普通・長め）で指定可能 ・箇条書き形式での出力にも対応 ・クローズドな環境での利用が可能（オンプレミス対応） |
| 料金目安 | 要問い合わせ（利用規模に応じた個別見積もり） |
| セキュリティ | ・入力したデータはAIの学習に利用されない ・Microsoft Azure上のセキュアな環境で運用 ・オンプレミスやVPC内への環境構築にも対応 |
| おすすめの用途 | ・機密情報を含む経営層のメッセージや会議録の要約 ・セキュリティポリシーが厳しい企業での全社的な利用 ・社内報の速報性を高めるための長文資料のダイジェスト作成 |
おすすめツール2 文字起こしから要約まで一気通貫
Rimo Voice（リモ ボイス）
Rimo Voiceは、動画・音声ファイルから高精度な文字起こしとAIによる要約を自動で生成するツールです。インタビューや座談会、イベントの録音データをアップロードするだけで、文字起こしと要約が数分で完了します。社内報担当者が最も時間のかかる「文字起こし」と「要点整理」を同時に解決できるため、業務効率が劇的に向上します。「誰が」「何を」話したかが明確に分かる話者分離機能も搭載しており、対談形式の記事作成に絶大な効果を発揮します。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 主な特徴 | ・1時間の音声データを約5分で文字起こし・要約 ・高精度な話者分離機能 ・文字起こし結果と音声を連携して再生可能 ・専門用語などを登録できるカスタム辞書機能 |
| 料金目安 | 法人向けプランは月額課金制（要問い合わせ） |
| セキュリティ | ・ISMS (ISO 27001) 認証取得 ・入力データはAIの学習に利用されないことを明記 ・通信および保管データの暗号化 |
| おすすめの用途 | ・社員インタビューやお客様の声の取材音源からの記事作成 ・オンラインイベントやセミナーのレポート作成 ・複数人が参加する座談会の議事録兼コンテンツ作成 |
おすすめツール3 業界特化で専門用語にも強いAI
AmiVoice ScribeAssist（アミボイス スクライブアシスト）
AmiVoice ScribeAssistは、音声認識技術で国内トップシェアを誇る株式会社アドバンスト・メディアが提供する文字起こし・議事録作成支援ツールです。長年の研究開発で培った音声認識技術を活かし、医療、金融、製造、建設など、特定の業界に特化した音声認識エンジンを選択できます。これにより、社内報で扱う専門用語や業界独自の言い回しも正確にテキスト化し、その後の要約精度を高めることが可能です。専門性の高い技術部門の取り組みや、業界動向に関する解説記事を作成する際に特に役立ちます。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 主な特徴 | ・業界別の音声認識エンジンで専門用語も高精度に認識 ・リアルタイム文字起こしとファイル文字起こしに対応 ・話者ダイアライゼーション（話者識別）機能 ・要約、キーワード抽出、感情分析などのAI分析機能 |
| 料金目安 | 要問い合わせ（クラウド版、オンプレミス版あり） |
| セキュリティ | ・堅牢なセキュリティ体制を構築 ・オンプレミス版なら社内ネットワーク内で完結 ・導入企業のセキュリティ要件に応じた柔軟な対応 |
| おすすめの用途 | ・専門用語が頻出する技術開発部門のインタビュー記事作成 ・医療や法務など、正確性が求められる分野の社内共有資料作成 ・業界特有のテーマを扱う勉強会やセミナーのレポート |
おすすめツール4 コストパフォーマンスに優れた多機能ツール
SAKUBUN（サクブン）
SAKUBUNは、最新のAIモデル（GPT-4など）を活用した国産のAIライティングツールです。100種類以上のテンプレートを備えており、文章の要約はもちろん、キャッチコピーの生成、記事作成、校正まで、社内報制作に関わる幅広い業務をカバーします。月額料金制で利用量に上限がないプランもあり、要約だけでなく様々なライティング業務でAIを活用したいと考えている企業にとって、非常にコストパフォーマンスが高い選択肢です。複数のツールを導入する手間やコストを削減できます。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 主な特徴 | ・文章要約、リライト、記事作成など100種類以上のテンプレート ・最新AIモデルGPT-4などが利用可能 ・チームでの利用に適したワークスペース機能 ・分かりやすいインターフェースでAI初心者でも簡単操作 |
| 料金目安 | 月額10,800円～（チームプランあり） |
| セキュリティ | ・入力情報はAIの学習には利用されない ・Google Cloud Platform（GCP）のセキュアな環境で運用 ・通信の暗号化 |
| おすすめの用途 | ・要約だけでなく、記事のタイトル案や見出し作成にもAIを活用したい場合 ・広報やマーケティング部門など、複数の部署でAIツールを共有したい場合 ・コストを抑えつつ、多機能なAIライティング環境を導入したい場合 |
おすすめツール5 API連携で業務システムに組み込めるAI
Azure OpenAI Service
Azure OpenAI Serviceは、Microsoftが提供するクラウドプラットフォーム「Azure」上で、OpenAI社の高性能なAIモデル（ChatGPTやGPT-4）を安全に利用できるサービスです。最大の特長は、自社のセキュリティポリシーに準拠したプライベートなネットワーク環境でAIを運用できる点です。APIを利用して、既存の社内ポータルやコミュニケーションツールに要約機能を直接組み込むことも可能。例えば、社内チャットに投稿された長文を自動で要約して表示するなど、業務フローに合わせた柔軟なカスタマイズが実現できます。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 主な特徴 | ・Microsoft Azureの堅牢なセキュリティ環境でOpenAIのモデルを利用可能 ・API経由で既存システムとの柔軟な連携が可能 ・閉域網での利用により、機密情報を安全に扱える ・利用状況に応じたきめ細やかなアクセス管理 |
| 料金目安 | 従量課金制（処理するデータ量に応じて変動） |
| セキュリティ | ・入力データはOpenAI社のモデル学習には利用されない ・Azureの高度なセキュリティ機能（ネットワーク分離、アクセス制御など）を適用可能 ・各種コンプライアンス認証に準拠 |
| おすすめの用途 | ・社内ポータルやグループウェアにAI要約機能を組み込みたい場合 ・自社の業務フローに合わせてAIの活用方法をカスタマイズしたい場合 ・開発リソースがあり、より高度でセキュアなAI活用を目指す企業 |
社内報で要約AIを効果的に活用する実践テクニック
要約AIツールを導入するだけでは、社内報作成の劇的な効率化は望めません。AIの能力を最大限に引き出すには、その特性を理解し、適切な「指示」を与える技術、すなわちプロンプトエンジニアリングが不可欠です。ここでは、インタビュー記事やイベントレポートなど、社内報で頻出するコンテンツ別に、AIを効果的に活用する具体的なテクニックとプロンプト例を解説します。
インタビュー記事の要点を引き出すプロンプト例
経営層や社員へのインタビュー記事は、社内報の定番コンテンツです。しかし、長時間のインタビュー音源の文字起こしから、読者の心に響くメッセージを抽出する作業は多大な労力を要します。AIに目的別の要約を指示することで、この工程を大幅に短縮し、記事の質を高めることができます。
以下に、インタビュー記事の要約で使えるプロンプトの例を目的別にまとめました。{インタビューの文字起こしテキスト}の部分に、実際のテキストを貼り付けて活用してください。
| 目的 | プロンプト例 | 活用のポイント |
|---|---|---|
| 記事全体の構成案を作成する |
あなたはプロの編集者です。以下のインタビュー記事の文字起こしを読み、社内報に掲載するための記事構成案を作成してください。読者が最も興味を持つであろうポイントを考慮し、魅力的なタイトル案を3つ、リード文、3つの主要な見出し案を提案してください。 #入力テキスト | まずAIに骨子を作らせることで、思考の整理と作業の方向付けができます。ゼロから考える時間を削減し、より創造的な作業に集中できます。 |
| 人柄や価値観を伝える |
以下のインタビュー内容から、インタビュイーの仕事に対する情熱やユニークな人柄が伝わる象徴的なエピソードや発言を3つ抽出してください。それぞれの発言について、なぜそれが象徴的だと考えたのか、簡単な解説も加えてください。 #入力テキスト | 事実の羅列ではなく、人物の魅力を伝える記事を作成する際に有効です。AIが客観的に選んだエピソードは、新たな発見につながることもあります。 |
| 事業ビジョンや戦略を分かりやすく伝える |
あなたは経営コンサルタントです。以下の社長インタビューから、当社の今後の事業戦略とビジョンに関する重要なポイントを3点、箇条書きで要約してください。各ポイントは、社歴の浅い若手社員にも理解できるよう、専門用語を避け平易な言葉で説明してください。 #入力テキスト | 複雑な経営戦略を全社員に分かりやすく伝える際に役立ちます。AIに「若手社員向け」といったペルソナを設定することで、出力のトーンを調整できます。 |
| 読者へのメッセージを抽出する |
以下のインタビューから、読者である社員たちを鼓舞するような、力強いメッセージや名言を5つ引用してください。引用する際は、発言の背景が分かるように、前後の文脈も簡潔に補足してください。 #入力テキスト | 記事の締めや見出しに使える、印象的な言葉を見つけるのに便利です。AIは人間が見落としがちな、核心を突く一言を拾い上げてくれることがあります。 |
イベントレポートを魅力的に要約するコツ
社内イベントの報告記事は、単なる実施報告に終わってしまいがちです。AIを活用して情報を多角的に整理・抽出し、参加できなかった社員にもイベントの熱気や学びが伝わるような、魅力的なレポートを作成しましょう。
ステップ1：5W1Hで基本情報を整理させる
まず、イベントの概要をAIに整理させます。これにより、レポートの基本構成を素早く固めることができます。
プロンプト例：
「以下のイベント開催概要と当日の議事録を基に、5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を明確にして、イベントの基本情報を整理してください。」
ステップ2：ハイライトや重要な学びを抽出させる
イベントの最も重要な部分をAIに尋ね、レポートの核となるコンテンツを見つけます。
プロンプト例：
「このイベントで最も盛り上がったセッションや議論は何でしたか？その理由と共に3つ挙げてください。」
「参加者が最も大きな学びを得られたであろうポイントを、専門家の視点で解説してください。」
ステップ3：ターゲット読者別に要約を生成させる
社内報の読者は役職も部署も様々です。ターゲットを絞って要約を生成させることで、より心に響く内容になります。
プロンプト例：
「このイベントの成果について、経営層向けに、事業への貢献という観点から300字で要約してください。」
「新入社員向けに、このイベントから学べる会社の文化や先輩社員の働きがいについて、400字でまとめてください。」
ステップ4：臨場感を出すための要素を抽出させる
AIに具体的な発言や参加者の声を探させることで、レポートに臨場感と人間味を加えることができます。
プロンプト例：
「参加者のアンケート結果から、イベントの満足度の高さがうかがえるポジティブなコメントを5つ引用してください。」
「パネルディスカッションの中で、特に印象的だった質疑応答を1つ選び、やり取りを文字起こししてください。」
AIの要約文をリライトする際のチェックポイント
AIが生成した要約文は、あくまで「下書き」です。そのまま公開すると、思わぬ誤りや誤解を招く可能性があります。社内報担当者として、必ず人間の目で最終チェックとリライト（推敲）を行う必要があります。以下のチェックポイントを参考に、AIの出力結果をブラッシュアップしましょう。
| チェック項目 | 具体的な確認ポイント | なぜ重要か |
|---|---|---|
| 事実関係の正確性（ファクトチェック） |
| AIは時として、もっともらしい嘘（ハルシネーション）を生成します。特に固有名詞や数値は間違いやすいため、元情報との突き合わせが必須です。誤った情報は会社の信頼を損ないます。 |
| 文脈の整合性とニュアンス |
| AIは文脈を完全に理解できるわけではありません。特に皮肉や謙遜、複雑な人間関係が絡む発言は、意図しない形で要約される危険性があります。人間関係の悪化を防ぐためにも重要です。 |
| 企業文化・トーン＆マナー |
| AIが生成する文章は、一般的で無機質なものになりがちです。その企業ならではの「らしさ」を文章に加えることで、社員の共感や親近感を得やすくなります。 |
| 独自性と文章の魅力 |
| AIの要約に「魂」を吹き込むのが人間の役割です。担当者の視点を加えることで、記事に深みとオリジナリティが生まれます。AIは効率化のツールであり、最終的な品質は人間の編集能力にかかっています。 |
社内報への要約AI導入に関する注意点とよくある質問
社内報の作成に要約AIを導入することは、業務効率を飛躍的に向上させる可能性を秘めています。しかし、その一方で、無計画な導入は情報漏洩や誤情報の発信といった重大なリスクにつながりかねません。ここでは、AIを安全かつ効果的に活用するために、導入前に必ず押さえておきたい注意点と、担当者が抱きがちな疑問について詳しく解説します。
情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策
社内報には、役員インタビュー、新規事業計画、個人のプライベートな情報など、外部に漏洩してはならない機密情報や個人情報が含まれることが多々あります。安易にAIツールを利用すると、入力した情報がAIの学習データとして利用され、意図せず外部に流出するリスクがあります。こうした事態を防ぐため、以下の対策を徹底しましょう。
- 法人向けプランの利用を徹底する: 多くのAIサービスでは、個人向け無料プランと法人向け有料プランが提供されています。法人向けプランの多くは、入力データをAIの学習に利用しない「オプトアウト」が標準設定であったり、より高度なセキュリティ機能が搭載されていたりします。利用規約を必ず確認し、セキュリティが担保されたプランを選びましょう。
- 社内利用ガイドラインを策定する: どの情報をAIに入力してよいか、どのツールを利用するか、禁止事項は何かといったルールを明確にしたガイドラインを作成し、全従業員に周知徹底します。特に、個人情報や未公開の業績情報、M&Aに関する情報などの取り扱いには厳格な基準を設ける必要があります。
- アクセス管理と監視: 誰が、いつ、どのAIツールを利用したかを記録・監視できる体制を整えることも重要です。不正利用やガイドライン違反を早期に発見し、インシデントの発生を防ぎます。
- 従業員へのセキュリティ教育: AI利用のリスクと正しい使い方について、定期的に研修を実施します。ツールの便利さだけでなく、その裏にある危険性を理解してもらうことが、全社的なセキュリティ意識の向上につながります。
AIの出力結果はファクトチェックが必須
現在のAI技術は目覚ましい進化を遂げていますが、決して万能ではありません。AIは、事実ではない情報をさも事実であるかのように生成する「ハルシネーション」という現象を起こす可能性があります。AIが生成した要約文を鵜呑みにし、そのまま社内報に掲載してしまうと、誤った情報を発信してしまい、社内の混乱を招いたり、企業の信頼を損ねたりする恐れがあります。AIの出力はあくまで「下書き」と捉え、最終的な責任は人間が持つという意識が不可欠です。以下のポイントに沿って、必ず人間の目によるファクトチェックと推敲を行いましょう。
- 固有名詞の確認: 人名、部署名、役職名、製品・サービス名、拠点名などに間違いがないか、元原稿と照らし合わせて厳密にチェックします。
- 数値・日付の確認: 売上高、統計データ、イベントの開催日時、プロジェクトの期間など、具体的な数値や日付に誤りがないかを確認します。一桁違うだけで、全く意味が変わってしまうため、特に注意が必要です。
- 文脈とニュアンスの確認: インタビュー記事などでは、発言者の意図や感情のニュアンスが正しく伝わっているかが重要です。AIは文脈を無視して表面的な要約をすることがあるため、発言の真意が曲解されていないか、元原稿の意図とズレがないかを確認します。
- 情報の欠落がないかの確認: 要約によって、結論に至るまでの重要な背景や前提条件が抜け落ちていないかを確認します。重要な情報が欠落すると、読者に誤解を与える可能性があります。
よくある質問 Q&A
ここでは、社内報担当者から寄せられることの多い、要約AIの導入に関する質問とその回答をまとめました。
Q. 無料ツールと有料ツールのセキュリティ面での違いは何ですか？
A. 最大の違いは「入力データの取り扱い」と「セキュリティ機能」にあります。無料ツールの多くは、利用規約で入力データをAIの学習に利用することを許可している場合があります。一方、法人向けの有料ツールは、入力データを学習に利用せず、企業の機密情報を保護する設計になっていることがほとんどです。具体的な違いを以下の表にまとめました。
| 項目 | 無料ツール（個人向け） | 有料ツール（法人向け） |
|---|---|---|
| 入力データの学習利用 | 利用される可能性が高い（規約の確認が必須） | 原則として利用されない（オプトアウト設定） |
| セキュリティ認証 | 取得していない場合が多い | ISO 27001などの国際的な認証を取得している場合が多い |
| アクセス管理機能 | なし（個人アカウントでの利用） | あり（管理者によるユーザー管理が可能） |
| サポート体制 | 限定的、またはなし | 専任担当者による手厚いサポート |
社内報のように機密情報を含む可能性があるコンテンツを扱う場合は、セキュリティが担保された法人向けの有料ツールを選択することを強く推奨します。
Q. 導入や運用にかかるコストの目安を教えてください。
A. コストはツールやプランによって大きく異なります。月額数千円から利用できるものから、利用量に応じた従量課金制、数十万円以上のエンタープライズプランまで様々です。多くの有料ツールでは、無料トライアル期間が設けられています。まずは複数のツールを試してみて、要約の精度や操作性を比較し、自社の予算と利用頻度に見合ったコストパフォーマンスの高いツールを選ぶとよいでしょう。
Q. 専門用語が多い業界ですが、うまく要約できますか？
A. 可能です。ただし、ツール選びが重要になります。一般的なAIは専門用語の理解が苦手な場合がありますが、最近では特定の業界（医療、金融、法律など）に特化したAIツールや、独自の辞書登録機能を持つツールが登場しています。辞書機能を使えば、自社独自の製品名や社内用語をAIに学習させ、要約の精度を高めることができます。導入前に、自社の専門用語をどの程度正確に認識できるか、トライアルで試すことをおすすめします。
Q. AIが要約した文章の著作権はどうなりますか？
A. 2024年現在、AIが生成した文章の著作権の帰属については、法的な議論が続いており、明確な結論は出ていません。しかし、一般的には、元の文章（インタビューの録音やイベントの記録など）の著作権は、その作成者や会社に帰属します。AIの要約は、その元原稿を基にした二次的著作物と解釈される可能性があります。重要なのは、AIの生成物をそのまま利用するのではなく、人間の編集者が加筆・修正・推敲という「創作的寄与」を行うことです。これにより、最終的な記事の著作権は会社に帰属すると主張しやすくなります。
Q. AIの利用について社内ルールは必要ですか？
A. はい、必須です。前述のセキュリティ対策でも触れた通り、全社共通の利用ガイドラインを策定することが不可欠です。ガイドラインには、以下の項目を盛り込むとよいでしょう。
- 利用を許可するAIツールの一覧
- AIへの入力が禁止される情報（個人情報、顧客情報、未公開の財務情報など）の定義
- AIの出力結果を扱う際の注意点（ファクトチェックの義務化など）
- 著作権や情報倫理に関する基本方針
- 問題が発生した際の報告・連絡体制
ルールを定めることで、従業員が安心してAIを活用できる環境を整え、リスクを組織的に管理することができます。
まとめ
本記事では、社内報作成の負担を軽減し、コンテンツの質を高める要約AIの選び方から活用術までを解説しました。AI導入を成功させる結論は、自社のセキュリティ要件や予算、求める要約精度といった目的を明確にし、最適なツールを選ぶことです。まずはChatGPTのような無料ツールでAI要約を試し、その効果を実感することから始めましょう。AIはあくまで業務を効率化するアシスタントです。最終的には人の手でファクトチェックと温かみのある表現を加えることで、従業員のエンゲージメントを高める社内報が完成します。
