定例会議の議事録作成に追われ、「時間をかけても結局読まれない…」と悩んでいませんか？その課題を解決するのが、要点だけを1ページにまとめる「定例会議サマリー」です。結論として、サマリーは決定事項とネクストアクション（ToDo）を明確にすることで形骸化した議事録から脱却し、チームの実行力を高めるために不可欠です。この記事を読めば、基本的なサマリーの書き方はもちろん、最新のAIであるChatGPTを活用して作成時間を劇的に短縮する具体的な手順がわかります。会議の音声データから文字起こしを行い、効果的なプロンプトを使って要点や担当者別のToDoを自動で抽出する方法から、コピーしてすぐに使えるテンプレート、SlackやMicrosoft Teamsでの共有文例までを網羅的に解説。誰でも「読まれて伝わる」質の高いサマリーを時短で作成し、会議の生産性を最大化するノウハウが手に入ります。
なぜ今定例会議のサマリーが必要なのか
リモートワークが定着し、ビジネスのスピードがかつてないほど求められる現代において、定例会議のあり方そのものが見直されています。しかし、会議後の情報共有は旧態依然とした「議事録」に頼ったままで、多くの課題を抱えているのが実情です。時間をかけて作成した議事録が誰にも読まれず、重要な決定事項やタスクが埋もれてしまう…。そんな非効率な状況に心当たりはありませんか？
今、ビジネスの現場で求められているのは、すべての発言を記録した長文の議事録ではありません。会議の要点だけを抽出し、関係者全員が瞬時に内容を理解し、すぐに行動に移せる「1ページサマリー」です。このサマリーこそが、チームの生産性を飛躍的に高める鍵となります。
従来の議事録が読まれない理由
多くの組織で議事録が形骸化してしまうのには、明確な理由があります。それは、受け手と作り手の双方にとって、時間と労力に見合わないツールとなっているからです。
1. 長文で要点が不明確
会議での発言を時系列で網羅的に記述した議事録は、必然的に長文になります。多忙な業務の合間に、どこに重要な情報（決定事項やToDo）が書かれているかを探すだけで一苦労です。結果として、読む意欲が削がれ、内容が頭に入ってきません。
2. 作成と共有のタイムラグ
詳細な議事録を作成するには、多くの時間と労力が必要です。そのため、会議から数日経って共有されるケースも少なくありません。情報共有が遅れると、会議の熱量が冷め、ネクストアクションへの移行が遅延する大きな原因となります。
3. 確認が目的化し行動に繋がらない
「議事録を読みました」という確認作業自体が目的となり、内容を深く理解して次の行動に移すという本来の役割が果たされていないことが多々あります。「言った・言わない」の証拠としてのみ機能し、未来に向けた生産的なツールとして活用されていないのです。
要点を1ページで共有する3つのメリット
従来の議事録が抱える課題を解決するのが、要点を1ページに凝縮した「定例会議サマリー」です。サマリーの導入は、単なる時短術にとどまらず、チームの生産性を劇的に向上させる3つの大きなメリットをもたらします。
| 従来の議事録 | 1ページサマリー | |
|---|---|---|
| 情報量 | 網羅的で冗長 | 要点に凝縮 |
| 目的 | 記録・報告 | 行動喚起・意思決定 |
| 共有速度 | 遅い（数時間～数日） | 速い（会議後すぐ） |
メリット1：意思決定のスピード向上
サマリーでは「決定事項」とその「背景・経緯」が明確に示されます。関係者は1ページに目を通すだけで、会議の結論と次に進むべき方向を瞬時に把握できます。これにより、承認プロセスや関連部署への情報連携が格段にスムーズになり、プロジェクト全体の意思決定が加速します。
メリット2：チームの実行力強化
「誰が」「何を」「いつまでに」行うのかという「ネクストアクション（ToDo）」がリスト化されているため、担当者は自分のタスクを明確に認識できます。これにより、タスクの抜け漏れや「やったつもり」を防ぎ、チーム全体の実行力を確実に底上げします。
メリット3：会議の質の向上と参加意識の醸成
サマリー作成を前提とすることで、会議の進行役も参加者も「結論」「決定事項」「ToDo」を常に意識するようになります。結果として、議論が具体的になり、脱線を防ぎやすくなるという好循環が生まれます。また、欠席者も1ページのサマリーで会議内容を容易にキャッチアップできるため、チーム内の情報格差がなくなり、全員が当事者意識を持って業務に取り組めるようになります。
ChatGPTを使わない基本的な定例会議サマリーの作り方
AIツールが注目されていますが、定例会議サマリー作成の基本は、情報を整理し、要点を的確に抽出するスキルにあります。この普遍的なスキルを身につけることで、どんなツールを使っても質の高いサマリーを効率的に作成できるようになります。ここでは、ChatGPTなどのAIを使わずに、要点を押さえた1ページのサマリーを作成するための基本的な方法を解説します。
サマリーに含めるべき必須項目
多岐にわたる議論の中から、参加者全員が「これだけは押さえておくべき」という情報を厳選することが、1ページサマリーの鍵です。情報過多な議事録とは異なり、サマリーは行動を促すためのツールです。以下の3つの項目は、必ず含めるようにしましょう。
決定事項と経緯
会議の最も重要な成果は「何が決まったか」です。サマリーの中心には、この決定事項を明確に記載します。単に結果だけを記述するのではなく、「なぜその決定に至ったのか」という背景や理由を簡潔に添えることが重要です。これにより、会議に参加していない関係者も文脈を理解し、決定事項への納得感を深めることができます。結論から先に書くことを意識すると、読み手は瞬時に要点を把握できます。
（例）
・決定事項：来期のマーケティング予算を5%増額する。
・経緯：SNS広告の費用対効果が想定を上回っており、さらなる事業成長が見込めるため。
担当者別のネクストアクション（ToDo）
会議を「ただ話しただけ」で終わらせないために、具体的な次の行動計画、つまり「ネクストアクション」を明確にする必要があります。「誰が」「いつまでに」「何をするのか」をリストアップし、担当者と期限を必ず明記しましょう。この項目は、表形式でまとめると視覚的に分かりやすく、各担当者が自分のタスクをすぐに認識できます。
| タスク内容 | 担当者 | 期限 |
|---|---|---|
| A社への見積もり依頼 | 佐藤 | YYYY/MM/DD |
| 新機能のワイヤーフレーム作成 | 鈴木 | YYYY/MM/DD |
| 来期予算案のドラフト作成 | 高橋 | YYYY/MM/DD |
懸念事項と次回のアジェンダ
会議中に議論されたものの、結論が出なかった事項や、新たに発生した課題・懸念点も重要な情報です。これらを「懸念事項」として記録しておくことで、課題の放置を防ぎ、継続的な検討を促します。そして、その懸念事項を基に、次回の定例会議で話し合うべき「次回のアジェンダ（議題）」を記載します。これにより、会議の連続性が保たれ、次回の会議準備もスムーズに進みます。
1ページに収めるための要点整理術
必須項目を洗い出したら、次はそれらを1ページという限られたスペースに収めるための整理術が必要です。以下のテクニックを活用して、情報を簡潔かつ分かりやすくまとめましょう。
- 箇条書きを徹底する
文章をだらだらと書くのではなく、情報を箇条書きで整理します。これにより、視覚的に理解しやすくなり、文字数を大幅に削減できます。 - 5W1Hを意識する
特にネクストアクションを記述する際は、「Who（誰が）」「When（いつ）」「What（何を）」を明確にすることで、曖昧さをなくし、行動を確実に促せます。 - 冗長な表現を避ける
「〜ということが確認されました」は「〜を確認」、「〜という結論に至りました」は「〜と決定」のように、シンプルで断定的な表現を使いましょう。一文を短くすることも、分かりやすさに繋がります。 - 専門用語や社内用語の多用を避ける
サマリーは、部署外のメンバーや後からプロジェクトに参加した人など、様々な人が読む可能性があります。誰が読んでも理解できるよう、できるだけ平易な言葉で記述することを心がけましょう。
【実践】ChatGPTで定例会議サマリーを時短作成する全手順
ここからは、ChatGPTを活用して定例会議のサマリーを効率的に作成する具体的な手順を解説します。会議の録音データさえあれば、誰でも簡単かつスピーディーに質の高いサマリーを作成可能です。3つのステップに分けて、全手順を詳しく見ていきましょう。
ステップ1 会議の音声をテキスト化する
ChatGPTに会議内容を要約させるためには、まず音声データをテキストに変換する「文字起こし」が必要です。手作業での文字起こしは膨大な時間がかかるため、AI搭載の文字起こしツールを利用するのが現実的です。これらのツールを使えば、1時間の会議でも数分から十数分でテキスト化が完了します。
おすすめの文字起こしツール
現在、日本語に対応した高精度な文字起こしツールが数多く存在します。ここでは、ビジネスシーンで特に評価の高い代表的なツールを3つご紹介します。それぞれの特徴を比較し、ご自身の環境や用途に合ったものを選んでみてください。
| ツール名 | 主な特徴 | おすすめの利用シーン |
|---|---|---|
| CLOVA Note | LINE社が開発。無料で利用できる時間が長く、日本語の認識精度が高い。話者分離機能も優秀で、誰が話した内容かが分かりやすい。 | コストを抑えつつ、まずは高精度な文字起こしを試してみたい方。 |
| Notta | リアルタイム文字起こしや、要約機能も搭載した多機能ツール。専門用語の登録も可能で、業界特有の会議にも対応しやすい。 | Web会議が多く、議事録作成全体の効率化を本格的に目指すチーム。 |
| Vrew | 動画編集ソフトだが、動画・音声ファイルから高精度な文字起こしが可能。無音区間のカットなど、文字起こしに特化した編集機能も便利。 | 録画したオンライン会議の動画ファイルから直接テキストを抽出したい場合。 |
ステップ2 ChatGPTにサマリー作成を依頼するプロンプト集
文字起こしが完了したら、そのテキストデータをChatGPTに入力し、サマリー作成を依頼します。このとき、アウトプットの質を大きく左右するのが「プロンプト」と呼ばれる指示文です。目的に合わせて適切なプロンプトを使い分けることで、手直しの手間がほとんどないサマリーを出力させることが可能になります。
要点だけを箇条書きさせる基本プロンプト
まずは、会議全体の概要を素早く把握するための基本的なプロンプトです。議論の主要なトピックを簡潔にリストアップさせたい場合に有効です。
プロンプト例：
あなたは優秀なビジネスアシスタントです。以下の会議の文字起こしテキストを読み、重要なポイントを5つの箇条書きで要約してください。各項目は、誰が読んでも分かりやすいように簡潔にお願いします。
—
{ここに文字起こししたテキストを貼り付け}
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決定事項とToDoを抽出させる応用プロンプト
サマリーで最も重要な「決定事項」と「ネクストアクション（ToDo）」を的確に抽出させるための、より実践的なプロンプトです。担当者と期限を明確にさせることで、そのまま共有できるレベルのアウトプットが期待できます。
プロンプト例：
あなたはプロの議事録作成者です。以下の会議録から、下記の4つの項目を正確に抽出・整理してください。
# 抽出項目
1. 【決定事項】：会議で最終的に決まったこと
2. 【ネクストアクション】：担当者、タスク内容、期限を明確にしたToDoリスト
3. 【懸念事項】：議論の中で出た課題やリスク
4. 【次回のアジェンダ】：次に議論すべきこと
# 出力形式
・各項目を見出しとして、内容を箇条書きで記述してください。
・ネクストアクションは「【担当者名】タスク内容（期限：YYYY/MM/DD）」の形式で出力してください。
# 会議録
—
{ここに文字起こししたテキストを貼り付け}
—
ステップ3 ChatGPTの出力を1ページのサマリーに整形するコツ
ChatGPTは非常に優秀ですが、出力が100%完璧であるとは限りません。AIが生成した内容を鵜呑みにせず、必ず人間の目で最終チェックと微調整を行いましょう。この一手間が、サマリーの質と信頼性を大きく向上させます。特に以下の4つのポイントを意識して整形するのがコツです。
- 事実確認（ファクトチェック）：AIは時として、数値を間違えたり、発言者を混同したりすることがあります。特に、売上目標、予算、納期、担当者名などの重要な情報は、元の録音や会議資料と照らし合わせて正確性を必ず確認してください。
- 表現の統一と簡略化：文章のトーン（ですます調／である調）を統一し、専門用語や社内用語の表記ゆれを直します。また、「～ということが考えられます」といった冗長な表現を削り、「～を検討する」のように簡潔な表現に修正することで、1ページに収めやすくなります。
- 重要度の再整理：ChatGPTの出力は、必ずしも重要度の高い順に並んでいるとは限りません。読み手が最も知りたいであろう「決定事項」や「ネクストアクション」をサマリーの冒頭に持ってくるなど、情報の優先順位を意識して構成を再整理します。
- コンテキストの補足：AIには理解できない、その場の雰囲気や非言語的なニュアンスが存在します。議論の背景や決定に至った重要な経緯など、補足が必要な情報があれば、ひと言書き加えることで、会議に参加していない人にも伝わる分かりやすいサマリーになります。
作成した定例会議サマリーの効果的な共有方法
ChatGPTを活用して作成した定例会議サマリーは、ただ作るだけでは意味がありません。チームメンバーに迅速かつ確実に共有し、内容を正しく理解してもらうことで、初めてその価値が発揮されます。ここでは、サマリーの効果を最大化するための共有テンプレートと、SlackやMicrosoft Teamsといったビジネスチャットツールでの具体的な共有文例をご紹介します。
コピーして使える1ページサマリーテンプレート
どのような会議でも応用できる、汎用的な1ページサマリーのテンプレートです。このフォーマットに沿って情報を整理することで、誰が見ても要点を瞬時に把握できるようになります。コピーして、お使いのドキュメントツール（Googleドキュメント、Notion、Wordなど）に貼り付けてご活用ください。
| 会議名 | 例：2023年10月度 営業部定例会議 | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 日時 | 2023年10月26日（木）10:00～11:00 | ||||||||||||
| 参加者 | 山田、鈴木、佐藤、田中 | ||||||||||||
| 決定事項 |
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| ネクストアクション（ToDo） |
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| 懸念事項・その他 |
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SlackやMicrosoft Teamsでの共有文例
作成したサマリーは、メールよりもスピーディに情報を届けられるビジネスチャットツールで共有するのがおすすめです。チャンネルのメンバー全員がいつでも内容を確認でき、ToDoの担当者へのメンションも容易に行えます。以下に、SlackやMicrosoft Teamsでそのまま使える共有文例を紹介します。
【ポイント】
- 投稿の冒頭にサマリーであることを明記し、重要な通知であることがわかるようにします。
- 宛先には「@channel」や「@here」を使い、関係者全員に通知が届くようにしましょう。（※緊急でない場合は、チャンネル名のみでの通知が望ましい場合もあります）
- ToDoの担当者には個別で「@メンション」を付けると、タスクの見落としを防げます。
▼共有文例
@channel
皆様、お疲れ様です。
本日10/26の営業部定例会議のサマリーを共有します。ご確認をお願いいたします。
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【10/26 営業部定例会議サマリー】
■決定事項
・新商品AのプロモーションはWeb広告とSNSで実施
・既存顧客へのアップセル施策を強化
■ネクストアクション（ToDo）
・Web広告の出稿プラン作成：@鈴木さん (11/2まで)
・SNSキャンペーンの企画案提出：@佐藤さん (11/5まで)
・アップセル対象顧客リストの作成：@田中さん (11/8まで)
■懸念事項
・Web広告の予算について要調整
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ご自身のToDoをご確認の上、ご対応をお願いいたします。
内容について質問があれば、このスレッドに返信する形でお願いします。
まとめ
本記事では、従来の読まれない議事録の問題を解決し、情報共有を効率化するための「1ページ定例会議サマリー」の作成法を解説しました。定例会議の要点を1ページに集約することが重要なのは、参加者・非参加者問わず、誰もが短時間で「決定事項」と「ネクストアクション」を正確に把握でき、会議の成果を次の行動へと確実につなげられるからです。
基本的なサマリーの作り方から、本記事の核心であるChatGPTと文字起こしツールを活用した最新の時短作成術まで、具体的な手順をステップバイステップで紹介しました。特に、会議の音声データからプロンプト一つでサマリーの骨子を自動生成する方法は、これまで議事録作成にかけていた時間を劇的に削減します。
ご紹介したテンプレートやSlack、Microsoft Teamsでの共有文例を活用すれば、今日からでも質の高いサマリー運用を始めることができます。定例会議を「ただ集まる場」から「チームを前進させる場」へと変革するために、ぜひ本記事で解説したサマリー作成法を実践してみてください。
