会議後の議事録作成に膨大な時間を費やし、「本来の業務が進まない…」と悩んでいませんか？この記事を読めば、ChatGPTやAIツールを活用して会議録を自動でサマリー化し、議事録作成の時間を劇的に削減する具体的な方法がすべてわかります。結論から言うと、会議録の自動要約は、手軽に試せる「ChatGPTの活用」と、高精度な「AI搭載の専用ツール」を目的やセキュリティ要件に応じて使い分けるのが最も効果的です。本記事では、ChatGPTで会議要約を行うためのコピペで使える万能プロンプト集から、無料で始められるものを含む最新のおすすめ自動要約ツール7選の徹底比較、さらには失敗しないツールの選び方まで、専門家の視点で網羅的に解説します。この記事を最後まで読めば、あなたのチームに最適な会議録の自動要約術が見つかり、明日から会議の生産性を飛躍的に向上させることができるでしょう。
なぜ今会議録の自動要約が注目されているのか
働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進、そしてリモートワークの定着により、私たちの働き方は大きく変化しました。それに伴い、Web会議やオンラインでの打ち合わせが日常となり、会議の数そのものが増加したと感じる方も多いのではないでしょうか。このようなビジネス環境の変化の中で、従来のアナログな議事録作成が、企業の生産性を阻害する大きな要因として顕在化しています。この課題を解決する切り札として、AI技術、特にChatGPTに代表される生成AIを活用した「会議録の自動要約」に今、大きな注目が集まっているのです。
議事録作成に費やす時間と人件費という課題
会議が終わった後、議事録の作成に追われて本来の業務が進まない――。これは多くのビジネスパーソンが抱える共通の悩みです。録音した音声を聞き返し、発言を文字に起こし、要点をまとめて清書し、関係者に共有する。この一連の作業には、想像以上の時間とコストが費やされています。
例えば、1時間の会議の議事録を作成するために、2時間から3時間、あるいはそれ以上の時間が必要になることも珍しくありません。この時間は、本来であれば企画立案や顧客対応といった、より付加価値の高い「コア業務」に使うべき時間です。議事録作成というノンコア業務に多くのリソースを割いている現状は、企業にとって見過ごせない課題と言えるでしょう。
この時間的コストを人件費に換算すると、その深刻さがより明確になります。以下の表は、議事録作成にかかる人件費の目安を示したものです。
| 役職・時給 | 1回の議事録作成時間 | 月間コスト（週1回作成と仮定） |
|---|---|---|
| 一般社員（時給2,000円） | 2時間 | 2,000円 × 2時間 × 4週 = 16,000円 |
| マネージャー（時給4,000円） | 2時間 | 4,000円 × 2時間 × 4週 = 32,000円 |
上記はあくまで一例ですが、複数の担当者がそれぞれ議事録を作成している場合、企業全体で見れば年間で数十万円から数百万円ものコストが議事録作成だけに費やされている計算になります。さらに、担当者によって要約の精度や形式が異なるといった「品質のばらつき」や、特定の社員に負担が集中する「属人化」の問題も、業務効率を低下させる一因となっています。
会議の生産性を飛躍させる自動サマリー化のメリット
会議録の自動要約は、前述した「時間」「コスト」「品質」という根深い課題を根本から解決し、組織全体の生産性を飛躍的に向上させるポテンシャルを秘めています。具体的には、主に以下のようなメリットが挙げられます。
圧倒的な時間短縮とコスト削減
最大のメリットは、議事録作成にかかる時間を劇的に削減できる点です。AIツールを使えば、会議の音声を自動で文字起こしし、わずか数分で要約まで完了します。これまで数時間かかっていた作業がほぼゼロになることで、社員はコア業務に集中できるようになり、人件費という目に見えるコストも大幅に削減できます。
会議内容の抜け漏れ防止と正確性の向上
人間の記憶や手作業による議事録作成では、どうしても聞き間違いや解釈の違い、重要な発言の記載漏れといったミスが発生しがちです。AIによる自動化は、全ての発言を客観的なテキストデータとして記録するため、内容の正確性が担保されます。特に、会議での「決定事項」や「誰が・いつまでに・何をするか」といったToDo（ネクストアクション）を正確に抽出できるため、会議後のタスク実行がスムーズになります。
迅速な情報共有と意思決定の高速化
従来は、会議の翌日や数日後に行われていた議事録の共有が、会議終了後すぐに行えるようになります。これにより、会議に参加できなかったメンバーへの情報伝達が迅速化され、認識の齟齬を防ぎます。組織全体でスピーディーに情報を共有できる体制は、変化の激しいビジネス環境において、迅速な意思決定を可能にするための重要な基盤となります。
属人化の解消とナレッジの蓄積
AIツールを利用することで、誰が担当しても一定の品質で議事録を作成できるようになり、業務の属人化を防ぎます。さらに、全ての会議内容が検索可能なテキストデータとして蓄積されるため、組織にとって貴重な「ナレッジ資産」となります。過去の会議でどのような議論がなされたかを後から簡単に振り返ることができ、プロジェクトの引き継ぎや新メンバーの教育にも活用できます。
会議録を自動でサマリー化する代表的な2つの方法
会議録の自動要約を実現するには、大きく分けて2つのアプローチが存在します。一つは、ChatGPTに代表される汎用的な生成AIを活用する方法。もう一つは、会議の文字起こしと要約に特化した専用ツールを利用する方法です。それぞれにメリット・デメリットがあり、利用目的や頻度、セキュリティ要件によって最適な選択は異なります。ここでは、それぞれの方法の特徴を詳しく解説し、どちらがあなたのニーズに合っているかを判断するための材料を提供します。
方法1 ChatGPTを活用した会議要約
ChatGPTは、OpenAIが開発した対話型の高性能な言語AIです。このAIに、文字起こしされた会議のテキストデータを入力し、適切な指示（プロンプト）を与えることで、要約や重要ポイントの抽出を自動で行わせることができます。手軽に始められる一方で、いくつかのステップと注意点が存在します。
この方法の最大の魅力は、その圧倒的な「柔軟性」です。プロンプトを工夫するだけで、「箇条書きで要約して」「決定事項だけ抜き出して」「次のアクションプランをリストアップして」といったように、目的に応じて自由自在に出力形式をカスタマイズできます。まずはコストをかけずに自動要約を試してみたい個人や、特定のフォーマットで議事録を作成したい場合に非常に有効な手段です。
ただし、ChatGPT自体には音声認識機能がないため、事前にICレコーダーの録音データやWeb会議の録画データから、別のツールやサービスを使ってテキスト化する「文字起こし」の作業が必須となります。また、機密情報や個人情報を含む会議内容を入力する際は、情報漏洩のリスクを十分に考慮し、組織のセキュリティポリシーを確認する必要があります。
方法2 AI搭載の会議録自動要約ツール
AI搭載の会議録自動要約ツールは、その名の通り、会議の録音・録画データから文字起こし、話者分離、要約、共有までの一連の作業をワンストップで完結させることに特化したサービスです。Rimo VoiceやYOMEL、Nottaといった多くのツールが国内外で提供されており、法人利用を中心に急速に普及しています。
これらの専用ツールの最大の強みは、「手軽さ」と「精度の高さ」です。音声ファイルをアップロードしたり、ZoomやMicrosoft TeamsなどのWeb会議ツールと連携させたりするだけで、AIが自動的に高精度な文字起こしと要約を生成してくれます。特に、会議音声の認識に最適化されたAIを搭載しているため、専門用語や業界特有の言い回しにも強く、話者ごとの発言を正確に分離できる点がChatGPTにはない大きな利点です。
さらに、多くのツールはチームでの利用を前提に設計されており、作成した議事録の共有や共同編集、タスク管理機能などを備えています。セキュリティ面でも法人利用に耐えうる強固な対策が講じられているサービスが多く、安心して機密性の高い会議にも利用できます。一方で、高機能な分、月額利用料が発生する点がデメリットと言えるでしょう。議事録作成の工数を根本的に削減し、チーム全体の生産性を向上させたい企業にとって、最も確実で効率的な選択肢となります。
| 比較項目 | ChatGPTを活用した要約 | AI搭載の会議録自動要約ツール |
|---|---|---|
| 主な機能 | テキストデータの要約、翻訳、文章生成など（プロンプト次第） | 音声からの自動文字起こし、話者分離、自動要約、ToDo抽出、共有・編集機能など |
| メリット |
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| デメリット |
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| コスト | 無料〜（高機能版は有料） | 無料プランあり〜月額数千円/ID以上 |
| こんな人におすすめ |
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【実践編】ChatGPTで会議要約を自動化する具体的な手順
ChatGPTを活用すれば、誰でも手軽に会議の議事録を自動で要約できます。しかし、最大限の効果を得るためには、いくつかのステップとコツが必要です。ここでは、会議の音声をChatGPTが処理できる形に変換し、精度の高い要約を出力させるまでの一連の流れを、具体的な手順に沿って詳しく解説します。
STEP1 会議音声の正確な文字起こし
ChatGPTで会議を要約する上で、最も重要なのが「質の高いテキストデータ」を用意することです。ChatGPTは音声ファイルを直接読み込むことができないため、まず会議の音声を正確に文字起こしする必要があります。要約の精度は、この文字起こしの精度に大きく左右されると言っても過言ではありません。「Garbage In, Garbage Out（ゴミを入れればゴミが出てくる）」という言葉の通り、不正確なテキストからは質の低い要約しか生まれないのです。
文字起こしを行う主な方法は以下の通りです。
- AI文字起こしツールを利用する: 最も効率的で現実的な方法です。近年、AI技術の進化により、非常に精度の高い文字起こしツールが数多く登場しています。「CLOVA Note」や「Notta」といったツールは、話者分離機能（誰が話したかを区別する機能）も備えており、会議録の作成に最適です。まずはこれらのツールでテキスト化し、固有名詞や専門用語など、AIが苦手とする部分を人間が手直しするのが最も効率的な進め方です。
- Web会議ツールの文字起こし機能を利用する: ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなどの主要なWeb会議ツールには、リアルタイムで文字起こしを行う機能が搭載されています。会議をしながら同時にテキストを生成できるため非常に便利ですが、専用ツールと比較すると精度が若干劣る場合もあります。
- 手動で文字起こしする: 最も正確な方法ですが、会議時間の3倍から5倍の作業時間が必要とされ、自動化という目的からは外れてしまいます。よほど重要な会議で、一言一句の正確性が求められる場合を除き、推奨されません。
正確な文字起こしのためには、会議の録音環境も重要です。参加者全員がクリアに発言できるよう、性能の良いマイクを使用したり、静かな環境で会議を行ったりする工夫が、最終的な要約の質を向上させます。
STEP2 コピペで使える会議要約のための万能プロンプト集
正確な文字起こしテキストが準備できたら、いよいよChatGPTに要約を依頼します。このとき、どのような指示（プロンプト）を出すかによって、生成される要約の質が大きく変わります。ここでは、コピー＆ペーストしてすぐに使える、実用的なプロンプトのテンプレートを目的別に紹介します。
基本的な要約を依頼するプロンプト
まずは、会議全体の流れを把握するための基本的な要約を作成するプロンプトです。目的や出力形式を明確に指定することで、意図に沿った要約を得やすくなります。
プロンプト例1：全体を簡潔にまとめる
プロンプト例2：箇条書きで要点を整理する
決定事項とToDoを抽出するプロンプト
ビジネス会議において最も重要なのは、「何が決まったのか（決定事項）」と「誰がいつまでに何をするのか（ToDo）」です。これらを正確に抽出することで、会議後のアクションがスムーズになります。
プロンプト例1：決定事項とToDoリストを抽出する
プロンプト例2：表形式で整理する
より視覚的に分かりやすく整理したい場合は、表形式での出力を指示するのも有効です。
STEP3 ChatGPTで会議要約する際の注意点とセキュリティ
ChatGPTは非常に便利なツールですが、特にビジネスで利用する際には、セキュリティや情報の正確性について十分に注意を払う必要があります。思わぬトラブルを避けるため、以下の点を必ず理解しておきましょう。
情報漏洩のリスクと対策
無料版のChatGPT（Webブラウザ版）では、入力した情報がOpenAIのAIモデルの学習データとして利用される可能性があります。そのため、社外秘の情報、顧客の個人情報、未公開の製品情報といった機密情報を絶対に入力してはいけません。
企業で利用する場合の対策は以下の通りです。
| 対策方法 | 概要 | 注意点 |
|---|---|---|
| オプトアウト設定 | 設定画面から「チャット履歴とトレーニング」をオフにすることで、入力内容がモデルの学習に使われるのを防ぎます。 | 会話履歴が保存されなくなるため、過去のやり取りを見返すことができなくなります。 |
| API経由での利用 | APIを利用してChatGPTをシステムに組み込む場合、入力データは学習には利用されないポリシーになっています。 | 別途APIの利用契約と、システム開発の知識が必要になります。 |
| ChatGPT Team / Enterpriseの契約 | 法人向けの有料プランです。入力したデータが学習に利用されることはなく、高度なセキュリティ機能が提供されます。 | 利用料金が発生します。チームや組織単位での本格導入に適しています。 |
要約精度の限界とファクトチェック
ChatGPTをはじめとする生成AIは、時として事実と異なる内容や、文脈に合わない情報を生成すること（ハルシネーション）があります。AIが生成した要約を鵜呑みにせず、必ず元の議事録と照らし合わせてファクトチェックを行うことが不可欠です。
特に、以下の点については重点的に確認しましょう。
- 数値や日付: 売上目標、予算、納期などの具体的な数字は間違いやすいポイントです。
- 固有名詞: 人名、部署名、製品名などが正しく記載されているか確認します。
- 決定事項と担当者: 誰が何を担当するのか、という最も重要な情報に誤りがないか、念入りにチェックします。
最終的な責任は人間にあることを忘れず、ChatGPTはあくまで「優秀なアシスタント」として活用する姿勢が重要です。
長文入力の制限
ChatGPTには、一度に入力できるテキストの量に上限（トークン数制限）があります。数時間に及ぶ長時間の会議の文字起こしは、この上限を超えてしまう可能性があります。その場合は、会議のアジェンダごとや、30分ごとなど、テキストを意味のあるかたまりで分割し、複数回に分けて要約を依頼する工夫が必要です。
【徹底比較】会議録の自動要約ツールおすすめ7選
ChatGPT以外にも、会議録の自動要約に特化した高機能なツールが数多く存在します。ここでは、数あるツールの中から特におすすめの7つを厳選し、「無料で始められるツール」と「高機能な有料ツール」に分けて詳しくご紹介します。それぞれのツールの特徴や料金、得意な利用シーンを比較検討し、あなたに最適な一つを見つけましょう。
無料で始められるおすすめツール
まずは気軽に試せる、無料プランが充実したツールからご紹介します。個人の議事録作成や、チーム導入前のお試し利用に最適です。
CLOVA Note
LINE社が開発したAI音声認識アプリです。スマートフォンのアプリやPCのブラウザから利用でき、毎月最大300分まで無料で文字起こしが可能です。日本語に特化したAIを搭載しており、高い認識精度を誇ります。話者分離機能も優秀で、「参加者A」「参加者B」のように誰が話したかを自動で判別してくれるため、議事録の清書が非常に楽になります。ブックマーク機能やキーワード検索機能も備わっており、長時間の会議でも重要なポイントをすぐに見つけ出せます。
- 毎月300分まで無料という豊富な利用枠
- 話者分離機能による発言者の自動識別
- PC・スマホアプリの両方で利用できる利便性
- AIによる簡易的な要約機能も搭載
Notta
高精度な文字起こしで定評のあるサービスです。無料プランでも毎月120分の文字起こしが可能で、リアルタイム文字起こしと音声・動画ファイルのアップロードの両方に対応しています。特に便利なのがChrome拡張機能で、Web会議の音声を直接取り込んでリアルタイムでテキスト化できます。ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsなど主要なWeb会議ツールに対応しているため、普段の業務フローにスムーズに組み込めるでしょう。AI要約機能は有料プランで利用できますが、まずは文字起こしの精度を無料で試してみたい方におすすめです。
- Web会議の音声を直接文字起こしできるChrome拡張機能
- 104言語に対応するグローバルな音声認識
- リアルタイム文字起こしとファイル文字起こしの両方に対応
- テキストと音声の同期再生で聞き直しが簡単
高機能でチーム利用に最適な有料ツール
ここからは、セキュリティやチームでの共有機能、より高度な要約機能などを備えた有料ツールをご紹介します。議事録作成の工数を組織全体で削減したい場合に最適です。
Rimo Voice
日本語に特化したAIを搭載し、文字起こしの精度の高さで多くの企業から支持されているツールです。特に、専門用語や業界用語が含まれる会議でも高い認識率を維持するのが特徴。文字起こし完了後、わずか数十秒で要点をまとめたサマリーを自動生成します。決定事項やToDoリストを抽出する機能もあり、会議後のアクションを明確にするのに役立ちます。チームでの利用を想定したフォルダ管理や共有機能も充実しており、組織的なナレッジマネジメントツールとしても活用できます。
- 日本語に特化した高精度な音声認識エンジン
- 決定事項やToDoを自動抽出する高度な要約機能
- チームでの利用に適した共有・管理機能
- 動画ファイル内のスライドも文字認識可能
YOMEL
「会議の内容を即座にテキスト化し、リアルタイムで共有する」ことに強みを持つツールです。ZoomやTeamsと連携し、会議中の発言がリアルタイムで画面に表示されます。これにより、聞き逃しを防いだり、議論のポイントをその場で確認したりすることが可能です。特に、インサイドセールスやカスタマーサポートの応対記録、オンライン商談の振り返りといったシーンで真価を発揮します。会話の内容を分析し、特定のキーワードの出現頻度などを可視化する機能も備わっています。
- Web会議の発言をリアルタイムで文字起こし・表示
- 商談や顧客対応のブラックボックス化を解消
- 会話分析による業務改善への活用
- 議事録作成の手間をゼロに近づける即時性
tl;dv
Google MeetとZoomに特化した会議録画・要約ツールです。会議に参加するボットが自動で録画と文字起こしを行い、会議終了後にはAIによる要約が生成されます。最大の特徴は、会議中に重要なポイントをタイムスタンプ付きで記録できること。後から「〇〇さんが新機能について話した部分」といった形で、該当箇所をピンポイントで動画と共に振り返ることができます。多言語対応も強みで、グローバルなチームでの利用にも適しています。無料プランでも録画と文字起こしが無制限で利用できる点も魅力です。
- Google MeetとZoomに特化した簡単連携
- タイムスタンプ機能で重要な発言をピンポイントで記録
- 30以上の言語に対応する文字起こしと翻訳機能
- 会議の重要な瞬間をクリップして簡単に共有
AI GIJIROKU
多くの国内企業で導入実績を持つ、議事録作成支援ツールの代表格です。リアルタイムでの字幕表示機能は、オンライン会議だけでなくオフラインの会議でも画面に表示することで、聴覚に障がいのある方や議論の可視化に貢献します。金融や医療、ITなど30以上の業種に特化した音声認識モデルを選択でき、専門用語の多い会議でも高い精度を実現します。リアルタイム翻訳機能も搭載しており、多言語が飛び交う会議にも対応可能です。
- 豊富な導入実績と信頼性
- 業種特化の音声認識モデルによる高い専門用語認識率
- リアルタイム字幕表示と多言語翻訳機能
- 堅牢なセキュリティ体制で安心して利用可能
AutoMemo
ソースネクスト社が提供する、専用のICレコーダーとクラウドAIが連携したサービスです。対面での会議やインタビュー、セミナーなどを専用デバイスで録音するだけで、自動的に文字起こしデータがクラウド上にアップロードされます。PCやスマホのアプリからテキストの確認・編集、そしてAIによる要約作成が可能です。Web会議ツールとの連携ではなく、オフラインでの録音と文字起こしを手軽に行いたい場合に最適な選択肢と言えるでしょう。
- 録音するだけのシンプルな操作性
- 対面での会議やインタビューに強い専用デバイス
- クラウド上でテキスト編集・共有・要約が可能
- 話者を自動で識別する機能を搭載
機能と料金でわかる比較一覧表
ここまでご紹介した7つのツールについて、主な機能と料金プランを表にまとめました。各ツールの特徴を横断的に比較し、あなたの目的や予算に最も合ったツールを選ぶための参考にしてください。
| ツール名 | 料金（目安） | 主な特徴 | 得意な利用シーン |
|---|---|---|---|
| CLOVA Note | 無料（月300分まで） | 話者分離、日本語特化、スマホアプリ対応 | 個人利用、小規模チーム、まず無料で試したい場合 |
| Notta | 無料プランあり（月120分） 有料：月額1,317円〜 | リアルタイム文字起こし、Chrome拡張機能、104言語対応 | Web会議がメイン、様々な音声・動画ファイルを文字起こししたい場合 |
| Rimo Voice | 有料：チームプラン 月額33,000円〜 | 高精度な日本語認識、AIによる高度な要約（決定事項・ToDo抽出） | チーム・組織での本格導入、議事録作成の質と効率を最大化したい場合 |
| YOMEL | 有料：月額21,780円〜 | リアルタイム文字起こし、会話分析、セールス・CS向け | オンライン商談や顧客対応の可視化・品質向上 |
| tl;dv | 無料プランあり 有料：月額$20〜 | Web会議特化（Zoom/Meet）、タイムスタンプ、多言語対応 | グローバルチーム、会議の重要な部分だけを効率的に振り返りたい場合 |
| AI GIJIROKU | 有料：チームプラン 月額29,800円〜 | 業種特化モデル、リアルタイム字幕、堅牢なセキュリティ | 大企業、専門用語が多い会議、アクセシビリティを重視する場合 |
| AutoMemo | デバイス購入＋プラン料金 有料：月額1,280円〜 | 専用ICレコーダー、対面会議に強い、シンプルな操作性 | 対面での会議・インタビュー・取材が主な用途の場合 |
※料金は2023年時点の個人向けまたは小規模チーム向けプランの参考価格です。正確な情報は各公式サイトでご確認ください。
失敗しない会議録自動要約ツールの選び方
会議録の自動要約ツールは数多く存在し、「どれを選べば自社の課題を解決できるのかわからない」と悩む方も少なくありません。高機能なツールを導入しても、使いこなせなければコストが無駄になってしまいます。逆に、無料ツールではセキュリティや精度が不十分な場合もあります。ここでは、あなたの会社やチームに最適なツールを的確に選ぶための、3つの重要なポイントを解説します。これらの基準で比較検討することで、導入後のミスマッチを防ぎ、会議の生産性を最大化できるでしょう。
文字起こしと要約の精度で選ぶ
会議録自動要約ツールの根幹をなすのが「文字起こし」と「要約」の精度です。どんなに便利な機能があっても、この基本性能が低ければ、結局は手作業での修正に多くの時間を費やすことになり、導入効果が半減してしまいます。
まず、文字起こしの精度が重要です。音声認識技術の性能によって、誤字脱字の量、専門用語や固有名詞の認識率が大きく変わります。特に、以下のような点を確認しましょう。
- 話者分離機能：誰が何を話したかを正確に区別できるか。複数人が同時に発言するような活発な会議では特に重要です。
- フィラー除去機能：「えーっと」「あのー」といった、意味のない言葉（フィラー）を自動で除去し、読みやすいテキストを生成できるか。
- 専門用語への対応：業界特有の専門用語や社内用語を辞書登録し、認識精度を高める機能があるか。
次に、要約の精度です。単に文章を短くするだけでなく、会議の骨子を的確に捉えられているかがポイントです。優れた要約ツールは、AIが文脈を理解し、「決定事項」「ネクストアクション（ToDo）」「重要な質疑応答」などを自動で抽出・整理してくれます。
これらの精度を確かめる最も確実な方法は、無料トライアルやフリープランを活用することです。実際に自社で行われた会議の音声データ（できれば専門用語が多く、複数人が参加するもの）を使ってテストし、生成された文字起こしと要約の品質を直接比較検討することをおすすめします。
利用シーン（Web会議・対面会議）で選ぶ
会議の形式によって、最適なツールは異なります。自社の主な利用シーンがWeb会議なのか、対面での会議なのか、あるいはその両方なのかを明確にしましょう。
Web会議が中心の場合
Zoom、Microsoft Teams、Google MeetといったWeb会議システムを主に使用している場合、ツールとの連携機能が極めて重要です。連携機能を持つツールは、会議にAIボットを参加させるだけで、録画から文字起こし、要約までを全自動で行ってくれます。手動で録音データをアップロードする手間が一切かからず、会議終了後すぐに議事録を確認できるため、業務効率が飛躍的に向上します。カレンダーツールと連携し、会議を自動で録画・要約する機能も便利です。
対面会議が中心の場合
会議室などで行う対面会議が中心の場合は、音声ファイルのアップロードに対応しているツールを選びましょう。ICレコーダーやスマートフォンで録音した音声データを、後からツールにアップロードして文字起こし・要約を行います。この場合、クリアな音声を録音できるマイクの性能も文字起こしの精度に影響します。ツールによっては、高精度なマイクを搭載した専用のAIボイスレコーダーを提供しているサービスもあります。
利用シーンごとの特徴を以下の表にまとめました。
| 利用シーン | 重視すべきポイント | 主な利用方法 |
|---|---|---|
| Web会議 | Zoom、Teams、Google Meetなどとの連携機能 | AIボットが会議に自動参加し、録画・文字起こし・要約を実行 |
| 対面会議 | 音声ファイルのアップロード機能、マイク性能 | ICレコーダー等で録音した音声ファイルをアップロード |
| 両方 | Web会議連携とファイルアップロードの両方に対応 | シーンに応じて柔軟に使い分ける |
セキュリティ要件を確認する
会議の内容には、未公開の経営情報、顧客情報、個人情報など、外部に漏洩してはならない機密情報が含まれることが多々あります。そのため、ツールの選定においてセキュリティ対策の確認は最も重要な項目の一つです。安心して利用できるツールを選ぶために、以下の点を必ずチェックしましょう。
まず確認すべきは、データの暗号化です。通信がSSL/TLSで暗号化されているか、サーバーに保存されるデータがAES256などの強力な方式で暗号化されているかは、基本的なセキュリティ要件です。
次に、データセンターの所在地も重要です。日本の法律やガイドラインに準拠した運用が期待できる国内サーバーでデータが管理されているツールは、セキュリティ面での安心感が高いと言えます。
また、信頼性の客観的な指標として、第三者認証の取得状況も確認しましょう。「ISMS（ISO/IEC 27001）」や「プライバシーマーク」などを取得しているサービスは、情報セキュリティに関する厳格な管理体制が構築されている証となります。
さらに、企業のポリシーによっては、IPアドレスによるアクセス制限や二要素認証といった、不正アクセスを防止するための機能が必要になる場合もあります。自社のセキュリティポリシーと照らし合わせて、必要な機能が備わっているかを確認してください。特に、ChatGPTなどの汎用AIサービスを利用する際は、入力したデータがAIの学習に利用されないか、利用規約を十分に確認することが不可欠です。
| 確認項目 | チェックポイントの例 |
|---|---|
| データの暗号化 | 通信のSSL/TLS暗号化、保存データの暗号化（AES256など） |
| サーバーの場所 | データが国内のデータセンターで管理されているか |
| 第三者認証 | ISMS (ISO/IEC 27001)、プライバシーマークなどの取得有無 |
| アクセス管理 | IPアドレス制限、シングルサインオン（SSO）、二要素認証への対応 |
| 利用規約 | 入力データがAIの学習に利用されないことが明記されているか |
会議録の自動サマリー化に関するよくある質問
会議録の自動要約を導入するにあたり、多くの方が抱える疑問や不安についてお答えします。ツールの導入で失敗しないためにも、事前にこれらの点をクリアにしておきましょう。
専門用語が多い会議でも精度は保てますか
結論から言うと、ツールの機能や事前の準備次第で、専門用語が多い会議でも高い精度での要約が可能です。AIは進化し続けていますが、業界特有の専門用語や社内でのみ使われる略語、新製品の名称などを完璧に認識・要約するのは依然として難しい課題です。しかし、以下の方法で精度を大幅に向上させることができます。
ChatGPTを利用する場合は、プロンプト（指示文）に工夫を凝らすことが重要です。要約を依頼する際に、あらかじめ専門用語のリストや簡易的な用語集を提示し、「この用語集を参考にして要約してください」と指示することで、AIの理解度が深まり、より正確なアウトプットが期待できます。
一方、AI搭載の専用ツールには、多くの場合「単語登録機能」や「カスタム辞書機能」が備わっています。この機能を使って、自社の製品名、サービス名、業界用語、頻繁に登場する人物名などを登録しておくことで、文字起こしの段階から誤認識が減り、結果として要約の質も向上します。特に、医療、法律、ITといった専門分野では、この辞書機能の充実度がツール選定の重要なポイントとなります。
情報漏洩のリスクはありませんか
情報漏洩のリスクは、利用するサービスやツールによって大きく異なります。特に企業の機密情報や個人情報を含む会議内容を扱う場合は、セキュリティ対策が万全なツールを選ぶことが絶対条件です。
Web版のChatGPT（無料版）など、一部のサービスでは入力したデータがAIの学習に利用される可能性があります。利用規約でオプトアウト（学習利用の停止）が可能な場合もありますが、デフォルト設定のまま機密情報を入力してしまうと、意図せず情報が外部に渡るリスクがゼロではありません。企業のコンプライアンス規定に則り、利用可否を慎重に判断する必要があります。
ビジネス利用を前提とした法人向けの会議録自動要約ツールの多くは、セキュリティを最重要視して設計されています。選定の際には、以下のようなセキュリティ対策が講じられているかを確認しましょう。
- 通信の暗号化：データ送受信がSSL/TLSなどによって暗号化されているか。
- データの暗号化：サーバーに保存されるデータが暗号化されているか。
- 国際的なセキュリティ認証の取得：ISMS (ISO/IEC 27001) などの第三者認証を取得しているか。
- アクセス管理機能：IPアドレス制限や二段階認証など、不正アクセスを防ぐ機能があるか。
- データセンターの所在地：データが国内の信頼できるデータセンターで管理されているか。
ツールの公式サイトや利用規約、プライバシーポリシーを必ず確認し、自社のセキュリティ基準を満たすサービスを選びましょう。
どのツールから試すのがおすすめですか
最適なツールは、利用目的や頻度、予算、そしてセキュリティ要件によって異なります。自分やチームに合ったツールを見つけるために、以下のステップで試していくことをおすすめします。
ステップ1：まずは無料で「体験」してみる
「そもそも自動要約がどれほど便利なのか」「自分の業務スタイルに合うのか」を確かめるために、まずは無料で利用できるツールから始めるのが良いでしょう。例えば、高精度な文字起こしが可能な「CLOVA Note」でテキストデータを作成し、それをChatGPTに貼り付けて要約させる、という組み合わせは、コストをかけずに自動要約の基本を体験できます。また、「Notta」のように無料プランでも基本的な要約機能が使えるツールを試すのも一つの手です。
ステップ2：無料ツールで感じた「課題」を明確にする
無料ツールを試す中で、「文字起こしの精度がもう少し欲しい」「毎回コピペするのが手間」「チームメンバーと共有しにくい」「セキュリティが不安」といった課題が見えてくるはずです。この課題を明確にすることが、次のステップで有料ツールを比較検討する際の重要な判断基準になります。
ステップ3：課題を解決できる「有料ツール」の無料トライアルを試す
ステップ2で洗い出した課題を解決できる機能を備えた有料ツールを2〜3つに絞り込み、それぞれの無料トライアル期間を活用して比較検討します。Web会議との連携のスムーズさ、要約のカスタマイズ性、操作画面の使いやすさ、サポート体制などを実際に試しながら、最も自社のワークフローにフィットするツールを選びましょう。この段階で実際にチームメンバーにも使ってもらい、フィードバックを集めることが導入後の定着を成功させる鍵となります。
まとめ
本記事では、会議録作成にかかる時間とコストという大きな課題を解決する手段として、ChatGPTやAI搭載の専用ツールを活用した自動要約の方法を網羅的に解説しました。会議録の自動サマリー化は、もはや特別な技術ではなく、日々の業務効率を劇的に改善するための実践的なスキルです。
会議録を自動要約するには、大きく分けて「ChatGPTを活用する方法」と「AI搭載の専用ツールを利用する方法」の2つがあります。手軽さやコストを重視するならChatGPTが有効ですが、文字起こしを別途行う手間やセキュリティ面での配慮が必要です。一方、専用ツールは文字起こしから要約まで一貫して実行でき、精度やセキュリティも高いため、チームでの利用や機密情報を扱う会議には最適と言えるでしょう。
最適な方法を選ぶための結論として、まずはあなたの「利用シーン（Web会議か対面か）」「求める精度」「セキュリティ要件」を明確にすることが重要です。その上で、本記事で紹介したツール比較表を参考に、まずは無料プランのある「CLOVA Note」や「Notta」から試してみて、その効果を実感することをおすすめします。
会議録の自動要約を導入することで、これまで議事録作成に費やしていた時間を大幅に削減し、議論の振り返りや次のアクションといった、より本質的で創造的な業務に集中できるようになります。ぜひこの機会に、会議の生産性を飛躍させる一歩を踏み出してみてください。
